Parte IV: : Cómo Solicitar una Autorización Hasta ahora hemos realizado el análisis básico del derecho de autor. Si el uso que se requiere no tiene restricciones o es uso lícito, se puede proceder sin mayor problema. Si el uso que se propone rebasa el uso lícito, es necesario solicitar autorización del propietario de los derechos. Se sugiere preparar una carta concisa y directa, como el formato de muestra que se encuentra en el Apéndice A de este manual. Una buena carta de autorización incluye una descripción minuciosa del material a utilizar y una descripción detallada de cómo será utilizado. La carta también incluye un lugar para que el destinatario firme indicando que el permiso está garantizado. De este modo es probable lograr una respuesta afirmativa. El silencio no es una autorización. Quizás la parte más importante de la carta sea el destinatario. Será necesario un esfuerzo para identificar al verdadero propietario de los derechos. El creador de un nuevo trabajo posee los derechos desde su inicio, sin embargo los derechos pueden venderse, asignarse, o donarse. Con frecuencia los autores transfieren los privilegios de los derechos de autor a sus editores. La mayoría de los trabajos publicados incluyen un aviso de derecho de autor, que indicará al original poseedor de los derechos. Escriba a la parte indicada en el aviso. El departamento de referencia de su biblioteca universitaria tendrá los recursos bibliográficos y los directorios de los editores para ayudarle a localizar las direcciones. Si el trabajo no nombra al autor o al editor, o si se tienen dudas sobre la propiedad de los derechos, una búsqueda en los registros de la Oficina de Derecho de Autor descrita anteriormente en este manual puede identificar al poseedor original. La Oficina del Derecho de Autor también registra algunos documentos en que se transfieren los derechos a los nuevos propietarios. Los derechos pueden ser poseídos a la vez por los coautores o los sucesores. Se requiere el permiso de un solo copropietario para una licencia "no exclusiva", sin embargo para evitar conflictos eventuales entre ellos, lo ideal será obtener el permiso de todos. La búsqueda de los propietarios de los derechos puede ser simple, o también puede ser una gran aventura detectivesca. Por ejemplo, un antiguo diario de Filadelfia se fusionó con un periódico competidor. Después la compañía fusionada salió de la circulación. El resto de sus bienes incluyendo los derechos de autor terminaron en una compañía petrolera en Jacksonville, Florida. Escribir a un diario suele ser fácil, aunque no después de varias generaciones de transición corporativa. Las revistas cambian de nombre y se venden a diferentes casas editoras. Es necesario encontrar al propietario real. El autor original puede haber retenido los derechos de autor, pero el autor puede estar muerto. Los derechos pueden ser legados en el testamento del autor, aunque muy pocos testamentos lo mencionan específicamente. Por lo tanto los derechos pasan a algún pariente o a otro beneficiario quien puede no tener idea que el o ella ha heredado todos los derechos. Esta situación se genera con frecuencia cuando se trabaja con manuscritos o correspondencia no publicados. Se sugiere entonces consultar con el curador del manuscrito o el archivista para solicitar nombres de propietarios o parientes. La biblioteca que posee los documentos no necesariamente tiene la propiedad de los derechos de autor. La sección de obituarios en los periódicos también puede nombrar a los miembros supervivientes de la familia. Se sugiere llamar a los insospechados descendientes en busca de información o autorización. Se pueden esperar algunas explosiones curiosas o aparentemente rudas. Se deberá estar preparado para explicar claramente la razón por la que se llama o se escribe, y conservar registros de todo esto. A lo largo de este proceso, el teléfono puede ser un muy eficiente aliado. Antes de enviar una carta, llame para confirmar la dirección y el nombre de alguien con el propósito de dirigirla a una persona específica. Llame para asegurarse que ha encontrado al actual propietario de los derechos de autor. También llame para asegurarse que el destinatario entiende los aspectos del derecho de autor y desea cooperar al otorgar el permiso. Si eventualmente el permiso es negado, es mejor saberlo cuanto antes. También puede ser que el propietario de los derechos prefiera utilizar una forma de autorización, en vez de usar el formato que se le propone. Aunque algunos editores no están de acuerdo con las llamadas, en general unas cuantas llamadas de larga distancia pueden restar mucha incertidumbre, enfoque su petición, y por último reserve una gran cantidad de tiempo y energía. Se encontrará con que algunos propietarios de los derechos otorgan rápidamente el permiso por teléfono. Se aceptará esta generosidad con cortesía, sin embargo deberá confirmarse esta conversación por escrito mediante una carta de autorización solicitando la firma del otorgante. El permiso escrito puede eliminar posibles desacuerdos, y UMI y otros editores le requerirán este documento. Los autores se encuentran constantemente plagados por el silencio de los propietarios de los derechos de autor. Se pueden hacer grandes esfuerzos para obtener un permiso enviando una carta adecuada, sin obtener respuesta. Se sugiere enviar las cartas con cuatro meses o más de anticipación antes de concluir la tesis; y después enviar un recordatorio cada mes hasta obtener una respuesta. Envíe sus cartas por correo certificado, con acuse de recibo, para asegurarse de que las cartas fueron recibidas. La mayoría de los autores y editores entenderán su petición y darán una respuesta adecuadamente oportuna. Debe recordarse que los propietarios de los derechos de autor no tienen la obligación de responder. Ellos no tienen la obligación de otorgar o rechazar la autorización o de dar explicación alguna. Y si no se obtiene el permiso, se pueden enfrentar ciertas decisiones difíciles. Bien sea borrar, rescribir o reducir la parte de la tesis con el objeto de evitar la potencial violación. Se puede concluir y aceptar el riesgo de que no exista alguien que pueda reclamar los derechos de autor y objetar su uso. Se deberá consultar con el coordinador de su facultad sobre la acción mas adecuada y la relativa importancia del material en la tesis. Los propietarios de los derechos de autor también pueden requerir una regalía por la autorización que va de lo nominal a lo prohibitivo. Aquí deberá tomarse una decisión en cuanto a sí el uso del material es lo suficientemente importante para justificar el gasto. Es también posible que se pueda negociar un precio mas bajo. Los diversos medios de investigación moderna plantean nuevos problemas cuando se buscan permisos. Las compañías de películas y otras empresas comerciales pueden estar acostumbradas a otorgar permisos para usos comerciales -a muy altos costos y sobre rigurosos términos contractuales. No todos los propietarios de los derechos están familiarizados con la realidad de la ocupación académica. Si su presupuesto para pago de regalías es corto, algunos propietarios pueden perder interés en trabajar con usted. El esfuerzo en ocasiones puede ser frustrante pero le corresponde la carga de articular sus necesidades y de perseguir y lograr los permisos. Mantenga registros detallados de sus esfuerzos para localizar a los propietarios y para negociar las licencias. Ese registro de diligencias adecuadas puede servirle para demostrar su buena fe en la eventualidad de que alguien pudiera reclamarle. Adjunte copias de las cartas de permiso cuando concluya la tesis y mantenga copias en sus propios archivos. Es una cortesía común agradecer a los otorgantes en la sección de agradecimiento de su tesis. Los propietarios de los derechos pueden también solicitarle una línea con el crédito para incluirla en la reimpresión del material. Se deberá enviar una carta de agradecimiento a cada otorgante, y darles a conocer como pueden comprar una copia de la tesis en UMI. Muy poca gente espera que se le dé una copia de la tesis a cambio de la autorización, a menos que el consentimiento fuese imperativo en este sentido para concluir su investigación.