La serie de normas ISO 30300 y otros productos ISO de gestión de documentos

Abstract

Tras la publicación de las normas, el Comité Técnico ISO TC46/SC11 Archives/records management publicó, en marzo de 2012, el white paper "Relationship between the ISO 30300 series of standards and other products of ISO/TC 46/SC 11: Guidelines and functional requirements for digital records management systems - ISO 16175-3:2010.

A finales del año 2011, se publicaron las normas ISO 30300 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos e ISO 30301 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario, integrantes de la serie de normas ISO 30300 Sistemas de gestión para los documentos. La norma ISO 30300 tiene como propósito describir los principios del sistema de gestión y definir los términos relacionados. Por su parte, la norma ISO 30301 establece los requisitos de un sistema de gestión para los documentos y el modo en que las organizaciones puedan desarrollar una política de gestión documental. Los requisitos contemplan desde el diseño de procesos y aplicaciones, hasta el control, medición y evaluación de resultados dentro de una gestión acorde con el ciclo de mejora continua. Con ello el cumplimiento de estos requisitos por parte de las organizaciones permite a éstas, si lo desean, certificar el sistema de gestión para documentos implementado de acuerdo a la norma ISO 30301.

Tras la publicación de las normas, el Comité Técnico ISO TC46/SC11 Archives/records management publicó, en marzo de 2012, el white paper "Relationship between the ISO 30300 series of standards and other products of ISO/TC 46/SC 11: Records processes and controls". El objetivo de este documento es presentar y relacionar por un lado, las dos normas publicadas y, por otro, su vinculacion con otras normas e informes técnicos del ámbito de la gestión documental elaboradas por el Comité Técnico ISO TC46/ SC11 Archives/records management.

Los white paper, elaborados por los Comités Técnicos que se encargan de hacer las normas, son documentos divulgativos, breves guías relacionadas con las principales normas o temas de normalización que ISO ofrece en abierto en la página de los Comités Técnicos de ISO (http://isotc.iso.org).

En esta página Web y dentro de la carpeta pública del ISO TC46/SC11 (http://isotc.iso.org/ livelink/livelink/open/tc46sc11) se publican, entre otros, tanto los white paper oficiales originales en inglés, como las traducciones autorizadas elaboradas por comités nacionales. En concreto están las traducciones al español que elabora el Grupo de Difusión del CTN 50/SC1 de AENOR cuyo ámbito de acción se centra en las normas de gestión de documentos1. Así, se han publicado en la citada página, la traducción al español de los white paper sobre preservación digital de documentos, construcción de un esquema de metadatos y una breve declaración sobre gestión y normas de documentos, orientada a los directivos de las empresas2.

Continuando con esta línea de trabajo, y con el fin de contextualizar la serie de normas ISO 30300 en el panorama normativo actual, el Grupo de Difusión del CTN 50/SC1 de AENOR elaboró, el pasado mes de junio, la traducción autorizada al español del anteriomente citado documento del ISO TC46/ SC11 con el título "Relaciones entre la serie de normas ISO 30300 y otros productos del ISO/ TC 46/SC 11: 1. Procesos y controles de documentos" accesible en el directorio del ISO/TC 046/SC 11, carpeta 01.Public Information http:// isotc.iso.org/livelink/livelink/open/tc46sc11

Este nuevo white paper se estructura en 4 partes: Propósito, Antecedentes, Conceptos principales y Relaciones entre el Anexo A de la norma ISO 30301 y otras normas e informes técnicos ISO de gestión de documentos. En las tres primeras se recogen las cuestiones generales y básicas necesarias para una correcta interpretación y aplicación de la cuarta parte, que es la específicamente dedicada a establecer las relaciones entre la norma ISO 30301 con otras normas e informes técnicos ISO de gestion de documentos.

El propósito perseguido por el documento puede quedar resumido en tres objetivos: explicar las relaciones entre las normas 30300 y 30301; aclarar el uso de los productos técnicos relacionados con estas normas; y mostrar las interrelaciones entre estos productos ténicos ISO y los procesos y controles de gestión de documentos.

En cuanto a los antecedentes, como queda dicho más arriba, el documento tiene su origen en la serie de normas ISO 30300 Sistemas de gestión para los documentos (SGD), que "ofrece la metodología para implementar un SGD basado en un enfoque sistémico para la creación y gestión de documentos, alineado con los objetivos y las estrategias de la organización".

Por su parte, el tercer apartado recoge tres conceptos principales: 1) el sistema de gestión para los documentos (SGD); 2) los dos niveles en los que actua un SGD: el nivel estrátegico y el nivel operativo, y 3) la terminología básica del conjunto de normas de SGD con su correcta definición y concordancia, en su caso, con la norma 15489.

Los dos primeros conceptos son imprescindibles para comprender el valor de la gestión documental en las organizaciones y la relación entre normas ISO. El SGD aporta el concepto de "sistema" y establece el uso del término en el contexto de las normas ISO 30300 e ISO 15489. El SGD se inserta en la filosofía de la mejora continua común a otros sistemas de gestión como, por ejemplo, ISO 9000 e ISO 14000 y opera a dos niveles. En el nivel estratégico, la norma ISO 30300 construye un marco que facilita y soporta la gestión de documentos, mientras que en el nivel operativo, esta norma incorpora los procesos y controles de gestión de documentos establecidos en el Anexo A de la norma ISO 30301.

Finalmente, la cuarta parte, Relaciones entre el Anexo A de ISO 30301 y otras normas e informes técnicos es la esencia del documento. En formato de tabla y de una manera clara y precisa, el white paper ofrece la relación existente entre los controles que se establecen en el Anexo A de la norma ISO 30301 y su vinculación con las normas e informes técnicos relacionados del ISO TC/46/ SC11, incluyendo las citas de los títulos y textos.

A continuación se relacionan las normas e informes técnicos que se incluyen en la tabla, todas publicadas como norma UNE (Una Norma Española) por AENOR:

- ISO 15489-1: 2001. Information and documentation - Records management-General

- ISO/TR 15489-2: 2001. Information and documentation - Records management - Guidelines

- ISO/TR 26122: 2008. Information and documentation - Work process analysis for records

- ISO 23081-1: 2006. Information and documentation - Records management processes - Metadata for records

- ISO 23081-2: 2009. Information and documentation - Records management processes - Metadata for records-Conceptual and implementation issues

- ISO/TR 13028: 2010. Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records

- ISO 16175-1:2010. Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 1: Overview and statement of principles

- ISO 16175-2: 2011. Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems

- ISO 16175-3:2010. Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems

En conclusión, el white paper "Relaciones entre la serie de normas ISO 30300 y otros productos del ISO/TC 46/SC 11: 1. Procesos y controles de documentos" cumple, tanto desde el punto de vista del contenido como de la forma, su finalidad de ofrecer una primera aproximación, servir de primera guía al interesado en conocer el alcance de la nueva serie de normas ISO 30300 dentro del contexto más amplio de las normas ISO de gestión, y orientar la puesta en funcionamiento de los procesos y controles requeridos por un sistema de gestión para los documentos.

Footnote

NOTAS

[1] Para conocer más las actividades de este grupo véase Rev. Esp. Doc. Cient., 35, 1, enero-marzo, 175-189, 2012

[2] Ver en http://isotc.iso.org los documentos Preservación de documentos digitales (Guía "Cómo empezar"); Construcción de un esquema de metadatos-Por dónde empezar N800R1; e ISO 46/SC11 N823. Breve declaración para directivos.