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Ein Best-Practice-Bericht
Business Analysten nehmen gemeinsam mit den Projektleitern eine Schlüsselrolle bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie ein. Denn Business Analysten sorgen dafür, dass Projekte inhaltlich mit den Unternehmenszielen abgestimmt werden und tragen wesentlich dazu bei, dass die Ziele erreicht werden.
Inhalt
* Auf das Erqebnis komnit es an
* Organisation
* Aus- und Weiterbildung
* Wie werden Business Anatysten eingesetzt?
* AXA Gruppe
* Zusammenfassung/Summary
Auf das Ergebnis kommt es an
Um im Markt konkurrenzfähig zu bleiben, wird mithilfe von Projekten die Unternehmensstrategie konkretisiert, umgesetzt und das Unternehmen als Ganzes weiterentwickelt. Projekte, die in der geplanten Zeit und mit dem bewilligten Budget abgeschlossen werden, sind aber noch keine erfolgreichen Projekte. Das realisierte Projektergebnis und dessen Qualität entscheiden, ob ein Projekt effektiv einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele beigetragen hat. Die Business Analysten in der AXA Winterthur sind mit den Mechanismen und Wechselwirkungen der Strategieentwicklung, der Projektarchitektur und der Projektportfolio-Bildung vertraut und wissen um ihre Verantwortung bei der Projektabwicklung.
Organisation
Um eine professionelle Projektabwicklung zu gewährleisten, werden standardisierte Softwareentwicklungsprozesse, Werkzeuge und Methoden benötigt. Fachspezialisten wie Business Analysten, Architekten, Projektleiter, Testmanager usw. sorgen dafür, dass Projekte prozesskonform abgewickelt, Werkzeuge korrekt eingesetzt und Methoden richtig angewendet werden. Zur Unterstützung der verschiedenen Disziplinen existieren in der AXA Winterthur sogenannte Competence Centers (CC, Kompetenzzentren).
Das Competence Center Business Analysis (CC BA) ist für die Disziplin der Business Analyse zuständig und hat die fachliche Führung sämtlicher Business Analysten in der AXA Winterthur inné. DasCC BA definiert die Standards für Methoden und Werkzeuge und sorgt für die notwendige Aus- und Weiterbildung der Business Analysten. Es ist auch verantwortlich für die Prozessgebiete Requirements Development und Requirements Management im Rahmen des Softwareentwicklungsprozesses der AXA Winterthur, welcher sich am Capability Maturity Model Integration for Development (CMMI-DEV) orientiert. Die Beratung und Begleitung von Softwareentwicklungsprojekten ist ebenfalls eine wichtige Aufgabe des CC BA. Es stellt dabei sicher, dass der entsprechende Teil des Softwareentwicklungsprozesses korrekt angewendet und die notwendigen Ergebnisse produziert werden. Dazu kann das CC BA auch Reviews von Projektergebnissen zur Qualitätssicherung durchführen.
Die Business Analysten in der AXA Winterthur sind dezentral-zentral organisiert. Das bedeutet: Jedes Ressort innerhalb des Unternehmens verfügt über eine Anzahl von Business Analysten, die in Pools zusammengefasst sind. Das CC BA nimmt dabei, sowohl fachlich als auch bezogen auf Führung, eine Klammerfunktion ein. Die Abstimmung mit den Business Analysten innerhalb der Ressorts/ Pools erfolgt über ein Gremium, in dem die Verantwortlichen für die Business Analyse aus den einzelnen Ressorts vertreten sind. Dieses Gremium sorgt dafür, dass Methoden, Werkzeuge und Softwareentwicklungsprozesse unternehmensweit abgestimmt und eingesetzt werden.
Für den Erfahrungs- und Wissensaustausch der Business Analysten im Unternehmen existiert darüber hinaus eine Community of Practice Business Analysis (CoP BA, Gemeinschaften von Praktikern zumThema Business Analysis). Im Rahmen derCoP BA werden vierteljährlich Informationsveranstaltungen durchgeführt, an denen aktuelle Entwicklungen des Wissensgebiets und Trends aufgezeigt werden und das Networking unter den Mitgliedern gefördert wird.
Die Verantwortlichen der verschiedenen Competence Center und der Prozessgebiete stimmen sich wiederum untereinander ab, um die korrekte Integration der einzelnen Disziplinen sicherzustellen und dafür zu sorgen, dass der Softwareentwicklungsprozess als Ganzes abgestimmt ist.
Um die korrekte Umsetzung der Unternehmensstrategie und der damit verbundenen IT-Strategie sicherzustellen, besteht auch eine enge Zusammenarbeit zwischen dem CC BA und der Business Architecture bzw. IT Architecture. Sowohl die Business Architecture als auch die IT Architecture haben die Aufgabe, die Auswirkungen der Strategie auf die Architektur und das Business Process Management (BPM) zu ermitteln und in konkrete Flandlungsfelderzu überführen. Die daraus entstehenden Ergebnisse, wie z.B. die Prozesslandkarte der AXA Schweiz oder auch eine Applikationslandkarte geben den Rahmen für die Business Analyse auf der konzeptionellen und der operativen Ebene vor. Ein Business Analyst hat sich damit bei der Ge- schäftsprozessmodellierung klar an die vorgegebenen Strukturen der Business Architecture und der Prozesslandkarte zu halten und muss dafür sorgen, dass bei der Entwicklung von IT-Lösungen diese mit den Architekturstandards und der Applikationslandkarte im Einklang stehen. Im Rahmen der stetigen Prozessverbesserungen besteht auch eine sehr enge Zusammenarbeit zwischen AXA Way (interne Organisation zur Messung, Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen basierend aufSixSigma/Lean Sigma) und dem CC BA bzw. den Business Analysten.
Aus- und Weiterbildung
Die Aus- und Weiterbildung für Business Analysten in der AXA Winterthur wird größtenteils intern organisiert und durchgeführt. Die Grundausbildung besteht dabei im Wesentlichen aus einer Methodik- und einer Prozessschulung. Die Methodikschulung mit einer Dauer von zehn Tagen umfasst dabei beispielsweisefolgendeThemen: Bedürfnisund Anforderungserhebung, Geschäftsprozessanalyse, Begriffs- und Geschäftsregeldefinition, Anforderungsverwaltung, Change Management, Informationssicherheit, Strategie und Architektur etc. In der eintägigen Prozessschulung lernen die Teilnehmer den internen SoftWareentwicklungsprozess kennen und erfahren, in welcher Phase welche Ergebnisse in welcher Qualität zu produzieren sind. Diese Grundausbildung wird seit drei jahren zwei- bis dreimal jährlich mit jeweils acht bis zwölf Teilnehmern durchgeführt.
Generell besteht für die Mitarbeiter intern ein breites Weiterbildungsangebot, welches nicht nur Fachthemen abdeckt, sondern auch die Vermittlung von Soft Skills umfasst, z.B. Gesprächsführung, Präsentation, Konfliktmanagement.
Nach Abschluss der Grundausbildung hat ein Mitarbeiter die Möglichkeit, sich als Business Analyst im Rahmen des Karrieremodells einstufen zu lassen. Das Karrieremodell besteht dabei aus drei Stufen: Business Analyst, Professional Business Analyst und Senior Business Analyst.
Als Professional Business Analyst kann ein Mitarbeiter eingestuft werden, wenn er in Vollzeit die Aufgabe übernimmt, über mindestens zwei jahre Erfahrung als Business Analyst mit einem entsprechenden Leistungsnachweis verfügt und er eine CPRE- oder CBAP-Zertifizierung vorweisen kann. Beide Zertifizierungen werden in der AXA Winterthur als gleichwertig betrachtet, intern wird aber lediglich die CPRE-Zertifizierung angeboten. Zwei der wichtigsten Gründe für diese Entscheidung waren die Verfügbarkeit der Prüfung in deutscher Sprache und die Möglichkeit, die Prüfung inhouse durch die SAQ1 (Swiss Association of Quality) durchführen lassen zu können. Die ersten CPREZertifizierungen fanden im Jahr 2010 statt und werden jährlich mindestens einmal inhouse durchgeführt.
Um eine Einstufung als Senior Business Analyst erreichen zu können, muss der Mitarbeiter über mindestens zwei Jahre Erfahrung als Professional Business Analyst mit einem entsprechenden Leistungsnachweis verfügen und beispielsweise eine IBAE FL-Zertifizierung erfolgreich absolviert haben. Die IBAE FL-Zertifizierung wird in Zusammenarbeit mitder IFA2, einer schweizerischen Weiterbildungseinrichtung durchgeführt. Mitarbeiter, welche die Grundausbildung in der AXA Winterthur absolviert haben, müssen dabei einen Teil der insgesamt neun Module aufgrund einer Gleichwertigkeitsprüfung nicht mehr besuchen.
Ergänzt werden die erwähnten Schulungen im Rahmen des Karneremodells durch spezifische Methodenund Werkzeugschulungen. Für Business Analysten besteht beispielsweise auch die Möglichkeit, sich zum Green Belt ausbilden zu lassen. Bei der Qualitätsmanagementmethode Six Sigma ist dies ist eine Qualifikationsstufe des mittleren Managements. Zur Unterstützung des prozessorientierten Ansatzes in derOrganisation stehen auch eine Notations- und Werkzeugschulung zur Verfügung, in welchen die Notationen UML (Unified Modeling Language) bzw. BPMN (Business Process Modeling Notation, eine Modellierungsnotation für Geschäftsprozesse) und die Anwendung von MID Innovator for Business Analysts3 (MID ist ein Softwareund Beratungshaus) für die Geschäftsprozessmodellierung und die Anforderungsverwaltung vermittelt werden.
Wie werden Business Analysten eingesetzt?
Business Analysten werden heute in der AXA Winterthur innerhalb der Linie oder in Projekten eingesetzt. Innerhalb der Linie sind sie in den einzelnen Ressorts mitverantwortlich, Geschäftsprozesse zusammen mit dem jeweiligen Process Management und AXA Way Black Belts (eine Qualifikationsstufe bei Six Sigma) zu analysieren, zu standardisieren und deren Messbarkeit möglich zu machen. Die damit erreichte ressortübergreifende Transparenz der Geschäftstätigkeiten ermöglicht die gezielte Optimierung von Geschäftsprozessen und deren Automatisierung mithilfe von IT-Lösungen.
Werden Business Analysten in einem Projekt eingesetzt, handelt es sich häufig um Projekte für den Bau von IT-Lösungen. Dabei haben sie den Auftrag, die vom Projekt betroffenen Geschäftsprozesse zu identifizieren, die fachlichen und lösungsspezifischen Anforderungen zu erheben und damit das Fundament für den Bau der IT-Lösung zu legen.
Jedes Projekt für den Bau einer IT-Lösung bedingt den Einsatz eines Business Analysten. Abhängig von der Größe und der Komplexität des Projekts muss ein Business Analyst mit der entsprechenden Qualifikation zugeteilt werden. Die Personalbesetzung der Projekte erfolgt überdie Pools in den einzelnen Ressorts. Dabei wird darauf geachtet, dass die eingesetzten Business Analysten auch über das notwendige Verständnis der vom Projekt betroffenen Branche verfügt. Die Verbindung des methodischen Wissens eines Business Analysten mit entsprechenden Branchenkenntnissen ist ein wichtiger Faktor für dessen Einsatz. Dies ist auch ein Grund dafür, dass die Business Analysten in der AXA Winterthur nicht zentral organisiert sind, sondern dass jedes Ressort über einen gewissen Bestand verfügt.
Der Business Analyst ist nach dem Projektleiter die zweite wichtige Funktion, die in einem Projekt besetzt werden muss.
* Eristdererste Ansprechpartnerfürdas Business im Projekt und der direkte Vertreter der zukünftigen Anwender einer IT-Lösung.
* Er ist verantwortlich für den gesamten fachlichen Inhalt (Scope) des Projekts.
* Darüber hinaus stellt er sicher, dass die Anforderungen an die IT-Lösung so formuliert sind, dass diese realisiert und abgenommen werden können.
* Der Business Analyst ist für die meisten Ergebnisse in der Konzeptphase verantwortlich und arbeitet bei der Überführung der Ergebnisse aus der Business Analyse in die IT eng mit dem Solution Architect und dem Solution Designer zusammen.
* In der Realisierungsphase ist er der erste Ansprechpartner für die Softwareentwickler, wenn es um Fragen zur konkreten Umsetzung von Anforderungen geht. Aus diesem Grund ist der Business Analyst während der gesamten Dauer in das Projekt involviert und nicht nur in derKonzeptphase.
* Er legt während der Projektphase auch den Grundstein fürdieTests und die Abnahme der ITLösung. Oftmals ist er deshalb auch mitverantwortlich, wenn es um die Vorbereitungen und das Design derTests geht.
* In der Einführungsphase wiederum ist er derjenige, der für eventuelle Fragestellungen von Anwendern zur Verfügung stehen muss und sicherstellt, dass auch die einführungsbezogenen Anforderungen erfüllt werden.
Der Business Analyst ist wie der Projektleiter während des gesamten Projekts direkt einbezogen und mitverantwortlich für die erfolgreiche Einführung der realisierten IT-Lösung.
AXA Gruppe
Auch in der AXA Gruppe hat man vor einigen Jahren erkannt, wie wichtig die Disziplinen Architektur, Project Management und Business Analysis sind. Es wurden deshalb verschiedene Initiativen gestartet, um die Projektabwicklung länderübergreifend zu vereinheitlichen und gemeinsame Grundlagen zu definieren. Weltweit sind Bestrebungen vorhanden, Methoden, Werkzeuge, Prozesse und Karrieremodelle von Fachspezialisten gemeinsam zu definieren, untereinander abzustimmen und einen regelmäßigen Dialogzu führen.
Um die Verbindlichkeit dieser weltweiten Initiativen zu gewährleisten, existieren in den einzelnen Ländereinheiten sogenannte Key Process Owner (KPO) für die erwähnten Disziplinen. Die KPOs für die Business Analyse tauschen sich dazu einmal monatlich untereinander aus und formulieren gemeinsame Ziele, um die Disziplin länderübergreifend und einheitlich weiterzuentwickeln und ein gemeinsames Verständnis untereinander zu bekommen. Daneben existiert eine globale Community of Practice (Global BA Community) für den Erfahrungsaustausch unter den Fachspezialisten aus den einzelnen Ländern. Die Mitglieder der Global BA Community werden aber auch von den KPOs für die Umsetzung der weltweiten Initiativen eingesetzt. Der Einbezug von »operativen« Business Analysten stellt damit sicher, dass länderspezifische Belange beachtet werden und dass der notwendige Praxisbezug gewährleistet ist.
Die geschilderten Sachverhalte und die Bestrebungen auch innerhalb der AXA Gruppe zeigen damit klar auf, dass die Disziplin der Business Analyse nicht einem Hype entspringt, sondern einem klaren Bedürfnis des Unternehmens, die Softwareentwicklung und damit auch die Strategieumsetzung auf eine solide und standardisierte Grundlage zu stellen. Das Business Process Management (BPM) und die enge Abstimmung der Aktivitäten zwischen Architekten, Business Analysten und AXA Way Black Belts sind dabei von entscheidender Bedeutung. IT-Lösungen müssen auf der Basis von standardisierten, optimierten und messbaren Geschäftsprozessen realisiert werden, wobei sowohl die Geschäftsprozesse als auch die Anforderungen an die IT-Lösung im Einklang mit der Prozesslandkarte bzw. der Applikationslandkarte stehen müssen, um die Unternehmensstrategie effizient und effektiv unterstützen zu können.
Anmerkungen
1 Vgl. http://www.saq.ch/de/zertifikate/requirementsengineer/
2 Vgl. http://www.ifa.ch/siteTrd.aspxTschule_fuer_ business_analysten
3 Vgl. http://www.mid.de/produkte/innovator-forbusiness-analysts/h ighlights.htm I
eidg. dipt. Wirtschaftsinf. Adrian Schweri
Leiter des Competence Centers Business Analysis der AXA Winterthur
Copyright Schaeffer Poeschel Verlag Mar/Apr 2011