Evaluation und schaffung eines objektivierbaren vergleichs von methoden zur optimierung der arztbriefschreibung in der Hautklinik des Universitätsklinikums Erlangen

Abstract

Hintergrund und Ziele

Arztbriefe sind heute noch immer das wichtigste Medium zur Informationsübermittlung vom Klinikarzt an den Hausarzt, weshalb die Arztbrieferstellung einen wesentlichen Geschäftsprozess für Gesundheitsversorger darstellt. Durch die Optimierung solcher Kernprozesse auch mittels effizienter Informationstechnik sollen Kosteneinsparungen erreicht werden. Dafür wird im Universitätsklinikum Erlangen das klinische Prozesssteuerungssystem SOARIAN eingesetzt.

Im Oktober 2006 wurde in der Hautklinik des Universitätsklinikums Erlangen die bisherige auf dem Textverarbeitungsprogramm MICROSOFT WORD basierende Arztbriefschreibung für stationäre Behandlungsfälle durch das Arztbriefmodul SOARIAN CLINICAL LETTER abgelöst. Nach sechsmonatigem Pilotbetrieb wurde immer noch Kritik an diesem neuen Arztbriefsystem geübt, da es aus Anwendersicht "zu langsam" und "zu umständlich" war.

Zur detaillierten Analyse und Objektivierung dieser allgemeinen Kritikpunkte und eventueller soziotechnologischer Probleme wurden für die vorliegende Arbeit ein Prozessmodell der Arztbriefschreibung, ein objektiver Vergleich der eingesetzten Arztbriefsysteme an Hand von Indikatoren sowie die Identifizierung von Optimierungsmöglichkeiten als Ziele definiert.

Methoden

In einer subjektivistischen Prozessanalyse wurden mittels semistrukturierter Interviews und Beobachtungen die bestehenden Geschäftsprozesse bzw. Workflows erfasst und auf Unterschiede sowie Besonderheiten untersucht. Die eingesetzten Arztbriefsysteme wurden in einer objektivistischen Systemanalyse an Hand der Indikatoren Durchlaufzeit, Bearbeitungszeit, systembedingte Wartezeit und der Anzahl der Benutzerinteraktionen verglichen.

Ergebnisse

Unter Verwendung der Business Process Modelling Notation (BPMN) wurde ein vollständiges Prozessmodell der Arztbriefschreibung in der Hautklinik des Universitätsklinikums Erlangen erstellt. Die eingesetzten Arztbriefsysteme WORD und SOARIAN unterscheiden sich im Wesentlichen durch die unstrukturierten bzw. strukturierten Arztbriefinhalte sowie in der Bearbeitungszeit der kritischen Workflows. Für die isolierte Betrachtung eines fiktiven Arztbriefes summiert sich die Bearbeitungszeit auf 1971,5 s (WORD) bzw. 2011,7 s (SOARIAN), woraus sich eine Differenz von 40,2 s (2 %) zu Gunsten des Arztbriefsystems WORD ergibt. Das Arztbriefsystem SOARIAN bietet jedoch insbesondere durch die Interoperabilität und die Wiederverwendbarkeit von Arztbriefinhalten Synergieeffekte. Ergänzend zu den etablierten Arztbriefschreibungsprozessen und zur vorhandenen Basisfunktionalität des Arztbriefsystems SOARIAN sind zusätzlich Optimierungen durch Leistungssteigerung und Funktionalitätserweiterung des Systems, konsequente Nutzung der elektronischen Patientenakte als Datenquelle für Arztbriefe, elektronisches Diktatmanagement sowie kontinuierliches Prozessmanagement möglich.

Praktische Schlussfolgerungen

• Die Darstellung mittels BPMN liefert ein adäquates zielgruppenorientiertes Modell der untersuchten Arztbriefprozesse.

• Ein optimales Arztbriefsystem besteht aus den komfortablen Funktionalitäten eines Textverarbeitungsprogramms verbunden mit der automatisierten Übernahme von zuvor im klinischen Arbeitsplatzsystem strukturiert dokumentierten Befunden.

• Um die Synergieeffekte des Arztbriefmoduls SOARIAN CLINICAL LETTER zu realisieren, muss das klinische Prozesssteuerungssystem SOARIAN flächendeckend im Universitätsklinikum Erlangen benutzt werden.

• Die erfolgreiche Einführung eines Arztbriefmoduls erfordert klare, einheitliche Vorgaben zur Vorgehensweise bei der Arztbriefschreibung innerhalb der jeweiligen Klinik.

• Zur kontinuierlichen Qualitätssicherung des Arztbriefschreibungsprozesses ist ein auf Indikatoren basierendes Prozessmanagement erforderlich.

Alternate abstract:

Background and Goals

Physician discharge letters continue to be today's most important medium to forward information from hospital doctors to general practitioners; accordingly, the composition of discharge letters represents an essential business process for hospital-based healthcare providers. Through the optimization of core processes, particularly by utilization of efficient information technology, significant cost savings should be achieved. For this purpose, the clinical workflow management system SOARIAN is deployed at University Hospital Erlangen.

In October 2006 the Dermatology Clinic of University Hospital Erlangen initiated a new system for composing discharge letters: the discharge letter module SOARIAN CLINICAL LETTER replaced the MICROSOFT WORD text processing program. After a six month pilot program, criticism of the new discharge letter system focused on two issues; it was "too slow" and "too labor-intensive" from the users' point of view. For a detailed analysis and objectification of these criticisms and potential socio-technological problems, for the present work, the following goals were defined: a model of the discharge letter composition process, an objective comparison of the deployed discharge letter system, by means of indicators, as well as the identification of optimization possibilities.

Methods

In a subjectivist process analysis using semi structured interviews and observations, the existing business processes respective workflows were captured and examined regarding differences as well as distinctiveness. The deployed discharge letter systems were compared in an objectivist system analysis using the indicators; throughput time, processing time, system-caused waiting time and the number of user interactions.

Results

Using the business process modeling notation, a complete discharge letter composition process model was created for University Hospital Erlangen's Dermatology Clinic. The deployed discharge letter systems WORD and SOARIAN differ essentially through their respective unstructured and structured composition of discharge letters as well as in the processing time of the critical workflows. For the isolated examination of a fictitious discharge letter, the aggregate processing time was 1971,5 s (WORD) respectively 2011,7 s (SOARIAN), which results in a difference of 40,2 s (2 %) in favour of the discharge letter system WORD. However, the discharge letter system SOARIAN offers synergy effects, particularly through the interoperability and the reusability of discharge letter contents. Complementing the established discharge letter processes, and the existing basic functionality of the discharge letter system SOARIAN, additional optimizations through performance increase and functionality enhancements of the system, consistent with use of the electronic patient record as data source for discharge letters, electronic dictation management, as well as continuous process management, are possible.

Practical conclusions

• Presentations using business process modeling notation provide an adequate target group-oriented model of the examined discharge letter processes.

• An optimal discharge letter system consists of the comfortable functionality of a text processing program combined with the automated acquisition of findings, structured documented in the clinical workplace system beforehand.

• To obtain the synergy effects of the discharge letter module SOARIAN CLINICAL LETTER, the clinical workflow management system SOARIAN must be used comprehensively in University Hospital Erlangen.

• Successful deployment of a discharge letter module requires clear, uniform specifications regarding the approach of the discharge letter composition process in the respective clinic.

• Continuous quality assurance of physician discharge letter composition requires an indicator-based process management.