Resumo: O trabalho tem como objetivo identificar as especificidades do documento arquivístisco a serem consideradas em seu tratamento temático. Realizou-se uma pesquisa bibliográfica, para o levantamento dos dados e a análise de conteúdo para exploraçâo e inferencias. Foram identificados 46 trabalhos na literatura que apontavam especificidades na representaçâo temática de documentos arquivísticos. Identicou-se tres especificidades citadas nas pesquisas analisadas: (1) considerar o principio da proveniencia e a qualidade da organicidade; (2) relacionar a representaçâo temática as funçöes de Classificaçâo e Descriçâo Arquivística; (3) analisar a estrutura hierárquica na qual o documento está inserido, visto que documentos arquivísticos sempre farâo parte de um conjunto documental. A partir dessa caracterizaçâo, é possível pensar na integraçâo do documento arquivístico em sistemas de informaçâo, considerando suas especificidades, sem comprometer sua autenticidade.
Palavras-chave: Tratamento temático da informaçâo. Documento arquivístico. Organizaçâo. Representaçâo da informaçâo.
Abstract: The paper aims to identify the specificities of archival documents to be considered in its thematic representation. A bibliographical research was carried out to collect data collection and to analyze the content for exploration and inferences. We identified 46 papers in the literature that pointed out specificities in the thematic representation of archival documents. Three specificities cited by the authors were identified: I. To consider the principle of provenance and the quality of organicity; II. To relate thematic representation to the functions of Classification and Archival Description; III. Analyze the hierarchical structure in which the document is inserted, since archival documents will always be part of a set. Based on this characterization, it is possible to think about the integration of the archival document into information systems, considering its specificities, without compromising its authenticity.
Keywords: Subject Processing of Information, archival document, organization and representation of information.
Recebido: 22/01/2018
Aceito: 17/04/2018
1Introduçâo
Diferentes áreas do conhecimento, que tem como objeto a informaçâo, apresentam a possibilidade de tratamento documental integrado, com o intuito de reunir e facilitar a recuperaçâo da informaçâo pelo usuário. A integraçâo é um desafio, padröes e metadados que contemplem as especificidades de cada uma dessas áreas do conhecimento sāo fundamentais. É importante o mapeamento das características específicas de cada contexto, como materiais bibliográficos, documentos arquivísticos e acervos museológicos, para que, conhecendo-as, seja possível reunir a informaçâo em sistemas de gerenciamento que considerem suas diferenças. A Arquivologia, partindo do contexto digital, abre novas perspectivas de entendimento do documento arquivístico. Para além do seu suporte, é preciso considerar a informaçâo que o documento apresenta e, consequentemente, a análise de seu conteúdo, baseada nas especificidades que o contexto dos arquivos impöe. O estudo pretende trazer o foco para esse elemento fundamental na organizaçâo e na representaçâo da informaçâo, sem preterir elementos de contexto e funçâo, mas ressaltando que 'o que trata o documento' se constitui em um ponto de acesso significativo. Preterir a análise, síntese e representaçâo do conteúdo documental nos arquivos pode resultar em limitaçöes na recuperaçâo desses documentos. Para além das ressalvas da área arquivística, existe um perfil de usuário que exige que seja ultrapassada a compartimentaçâo das áreas do conhecimento, em busca de sistemas de informaçâo que forneçam respostas mais completas e significativas. Esse perfil de usuário é impulsionado pelas tecnologias da informaçâo e comunicaçâo, em um mundo integrado, dinámico e que coexiste no físico e digital. Yeo (2016) apresenta uma proposiçâo relacionada a gestâo de documentos em ambientes digitais que parece condizente com os usuários desses documentos, "[...] no mundo digital, os objetos podem ser agrupados e reagrupados a vontade, e deveria ser possível criar sistemas que acomodem diferentes agrupamentos e diferentes interpretaçöes de objetos fronteiriços." (YEO, 2016, p. 157). Isso quer dizer que objetos compartilhados por arquivos, museus e bibliotecas podem ser representados de forma relacional, respeitando suas particularidades e oferecendo aos usuários a possibilidade de criar suas próprias relaçöes. Assim, os sistemas de informaçâo ofereceriam diferentes significados e contextos aos documentos, e os usuários criariam as combinaçöes desejáveis para a recuperaçâo.
Nesse contexto, o trabalho tem como objetivo identificar quais sâo as especificidades do documento arquivístico, no que se refere ao Tratamento Temático da Informaçâo (TTI), que precisam ser consideradas na integraçâo dos processos de Organizaçâo e Representaçâo da Informaçâo. Especificidades săo entendidas como características que diferenciam o tratamento temático dos documentos arquivísticos do realizado em outros contextos. O documento arquivístico, nesse trabalho, é compreendido no mesmo sentido do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 73), como "Unidade de registro de informaçöes, qualquer que seja o suporte ou formato." e o TTI envolve os processos de "[...] análise, descriçâo e representaçâo do conteúdo dos documentos [...]" (BARITÉ, 1998, p. 124).
É possível verificar nas revisöes bibliográficas analisadas (GARCIA, 2005; MONÇÂO, 2006; OLIVEIRA, 2009; MEDEIROS, et al., 2015) que, além de escassa, a literatura, de maneira geral, trata de forma superficial as questöes relacionados a representaçâo temática de documentos em arquivos. Partindo da caracterizaçâo das necessidades do contexto arquivístico, propöe-se o aprofundamento do tema. Assim, por meio da literatura, busca-se identificar e caracterizar as especificidades do TTI em documentos arquivísticos.
2Tratamento temático de documento arquivístico
Serăo apresentados, de forma breve, alguns estudos na área da Arquivologia que tem se preocupado com a representaçâo temática. Nesse panorama, é possível verificar que năo existe um consenso quanto ao termo mais adequado para representar esse processo, sendo utilizados nos estudos analisados indexaçâo, representaçâo de assunto, representaçâo temática; optou-se por usar a terminologia dos autores.
A tese defendida, em 1979, por Richard H. Lytle, intitulada Subject retrival in archives: a comparison of the content indexing methods, é considerada o primeiro trabalho a utilizar metodologias da biblioteconomia para representar conteúdo de documentos arquivísticos (RIBEIRO, 1996; OLIVEIRA, 2009). Lytle (1980a; 1980b) publicou dois artigos relatando suas pesquisas e utilizou dois métodos de indexaçâo, o Provenance Method e o P Method e Content Indexing ou CI Method. O P Method é baseado no que se conhece sobre o arquivo, pessoas e organizaçöes envolvidas nas suas atividades, seu contexto e/ou funçöes, ou seja, sua proveniencia. Já o CI Method deriva da representaçâo de assuntos da biblioteconomia, em que o documento é analisado independente de informaçöes relacionadas a proveniencia. Apesar de o autor reconhecer que a análise pode mesclar os dois métodos, em seu estudo, ele objetivou analisá-los de forma dissociada, a fim de compará-los. Lytle (1980a; 1980b) chegou a conclusăo de que os dois métodos apresentam limitaçöes e problemas, porém, o P Method se mostrou mais assertivo, fornecendo melhores resultados de busca. O CI Method é dependente de uma boa linguagem de indexaçâo que, se nao for bem construida ou nao abarcar os termos da área de forma consistente e profunda, nao será uma ferramenta adequada para a representaçâo dos documentos.
Oliveira (2009) apresenta uma importante retrospectiva das décadas de 1980 e 1990, mostrando a preocupaçâo em países como França, Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Portugal e Brasil com a representaçâo e a recuperaçâo da informaçâo nos arquivos. A produçâo bibliográfica sobre a temática, considerando-se duas décadas, é escassa. Já o trabalho de Ferrez, Araújo e Rondinelli (1987 apud OLIVEIRA, 2009) é relevante, porque aponta, de forma breve, as práticas de indexaçâo nos arquivos e o ineditismo do assunto no Brasil, nesse periodo.
Alexandre Garcia (2005), na pesquisa bibliográfica desenvolvida para a obtençâo do titulo de mestre na École Nationale Supérieure des Sciences de ¡'information et des bibliotheques, França, discute a representaçâo temática nos arquivos. O autor refere-se, específicamente, a indexaçâo, afirmando que ela oferece possibilidades mais aprimoradas para o usuário do arquivo. Garcia (2005) afirma que existe uma crença de que a representaçâo por assunto nao é a mais adequada aos arquivos, devido a sua natureza, organizada por fundos, funçöes/atividades ou tipologias documentais, fazendo com que o acesso se de por esses elementos. No entanto, o autor observa que os arquivistas (se refere aos franceses e canadenses) se interessam em aprofundar seus conhecimentos sobre indexaçâo, buscando em outras áreas do conhecimento, como a Biblioteconomia, por exemplo.
Hicks (2005), nos arquivos federáis e estaduais australianos, e Silva (2013), no Arquivo Nacional do Brasil, apresentam estudos aplicados de indexaçâo, mostrando a preocupaçâo dos profissionais com o acesso pelo conteúdo.
Monçâo (2006), em sua dissertaçâo, analisa o evento I soggetti e altri apparati di indicizzazione in archivistica: ipotesi di lavoro, realizado em 1998 na cidade de Pisa, na Itália, que tinha como objetivo discutir questöes relativas ao tratamento de conteúdo dos documentos arquivísticos. Na sua grande maioria, os trabalhos apresentados eram de autores italianos (sete dos dez analisados) e apontavam o assunto como informaçâo complementar na representaçâo e na organizaçâo dos documentos arquivísticos.
Pret e Cordeiro (2015) realizaram uma pesquisa bibliográfica nos periódicos The American Archivist e Archivaría, americano e canadense, respectivamente, com o intuito de compreender de que forma a Arquivologia tem tratado temas como gestăo documental, protocolos, arquivos correntes, usos dos documentos arquivísticos e indexaçâo. No que concerne a indexaçâo, concluem que esse tema tem recebido pouca atençâo na literatura da área de Arquivologia, diante da sua importancia no processo de recuperaçâo da informaçâo, especialmente, no arquivo corrente e no protocolo.
No rol de trabalhos que discutem a representaçâo temática nos arquivos também está o de Ribeiro (2011). A autora apresenta duas importantes especificidades da indexaçâo nos arquivos, partindo e aplicando os pressupostos gerais da indexaçâo. Uma das especificidades que Ribeiro aponta é a que se relaciona aos níveis de descriçâo, que denomina níveis de análise, identificando quatro: sistema de informaçâo (arquivo), série, documento e acto informacional. A outra especificidade diz respeito a compreensâo do conteúdo dos documentos, Ribeiro (2011, p. 54) afirma que nos arquivos é "[...] praticamente impossível definir os 'domínios cobertos pela indexaçâo." por tratarem de assuntos muito diversos. E continua dizendo que, "[...] interessa ter em conta o contexto em que a informaçâo foi produzida e no qual é usada, a sua funçâo e os elementos informativos que os documentos contem, designadamente aqueles que mais vezes săo solicitados pelos utilizadores." (RIBEIRO, 2011, p. 54). Ressaltando, dessa forma, o conhecimento do contexto como fator fundamental no desenvolvimento da representaçâo temática em arquivos.
Dois importantes eventos que ocorreram em 2015, no Brasil, o Encontro Nacional de Pesquisa em Ciencia da Informaçâo (Enancib) e a International Society for Knowledge Organization (ISKO-Brasil), tiveram trabalhos que trataram da temática. Andrade, Silva e Miranda (2015), partindo da perspectiva do usuário de sistemas de informaçâo de arquivo jurídico, propöem uma modelagem que contempla elementos do conteúdo. Cándido, Moraes e Sabbag (2015) testam uma metodologia para a representaçâo da informaçâo, facilitando a identificaçâo da funçâo e/ou atividade, denominada Percurso Gerador de Sentido. Já Lima e Cunha (2015) desenvolvem um trabalho teórico que relaciona ontologias e taxonomias nos sistema de informaçâo, especialmente arquivos. Vital e Bräscher (2015), por sua vez, discutem a necessidade de aprofundar metodologias para a organizaçâo e representaçâo da informaçâo em arquivos e propöem os modelos conceituais como possibilidade a ser estudada. Por fim, Medeiros e outros et al. (2015) realizam uma pesquisa bibliográfica em uma base de dados internacional - Library and Information Science Abstracts (LISA) - e em bases nacionais (Brasil), para identificar a bibliografia que trata da representaçâo de assunto na Arquivologia. Barros (2015) aborda a relaçâo da Arquivologia com a indexaçâo, a partir de duas funçöes arquivísticas, classificaçâo e descriçâo. O autor analisa as intersecçöes com a indexaçâo e a ve como um processo complementar aos outros dois, que ocorre após o documento ter sido classificado e descrito.
É importante ressaltar que a maior parte das pesquisas que tratam da representaçâo temática em arquivos, acima apresentadas, preocupou-se em mapear de que forma a literatura vem tratando esse tema e o quâo relevante ele é para os arquivos. Esse fato constitui-se em um indicativo de que é necessário avançar em direçâo ao aprofundamento de métodos e metodologias que subsidiem essa atividade no contexto arquivístico.
2.1 Metodologia
A pesquisa apresenta uma abordagem qualitativa, quanto ao objetivo, e caracteriza-se como exploratoria. Como procedimento, para responder ao objetivo proposto foi realizada uma pesquisa bibliográfica e uma análise de conteúdo. As fontes de informaçâo utilizadas para a coleta de dados, assim como as estrategias de busca, estăo apresentadas na Tabela 1. Como a literatura na temática já havia se mostrado escassa, năo foi feito recorte temporal, assim como năo foi especificado o tipo documental, delimitou-se trabalhos nas línguas portuguesa, espanhola e inglesa. A pesquisa bibliográfica foi realizada entre março e abril de 2016.
A escolha das fontes de informaçăo pesquisadas justifica-se pelo fato de serem representativas da prod^ăo brasileira e internacional em Ciencia da Informaçăo, além de periódicos representativos da área arquivística.
Os resultados compöem tres categorias:
a) resultado geral da busca: resultado apresentado nas bases de dados após a inserçăo dos termos e das estrategias de busca;
b) trabalhos que abordam a temática: a partir da categoria 'resultado geral', foi feita a leitura do resumo dos trabalhos e verificaram-se quais abordam a temática, isto é, quais tratam de representaçăo temática no contexto arquivístico;
c) selecionados: a partir dos trabalhos que abordam a temática, foi feita a leitura integral na busca por especificidades, ou seja, elementos que distinguem a representaçăo temática realizada em documentos arquivísticos. Foram selecionados para compor a amostra, os trabalhos que atenderam aos objetivos da pesquisa, isto é, apontavam para especificidades na representaçăo temática de documentos arquivísticos.
A partir desse levantamento, os trabalhos selecionados foram lidos e deles foram retirados extratos em que as especificidades eram citadas, para que fosse possível realizar inferencias, seguindo os procedimentos da análise de conteúdo, conforme explicado na próxima seçâo.
2.2 Resultados
Com a pesquisa bibliográfica realizada - apresentada no Quadro 1 - obteve-se um total de 82 resultados. Dentre eles, 46 abordam a temática, e, após leitura e análise, identificou-se que oito apresentavam especificidades para o processo de representaçâo temática de documentos arquivísticos e foram selecionados para compor a amostra. Os resultados das buscas nas bases de dados, feitas com termos na língua inglesa, também retornaram trabalhos na língua francesa. Esses trabalhos, apesar de nâo estarem nos idiomas delimitados, foram analisados, e dois deles fizeram parte dos selecionados, por contemplarem os objetivos da pesquisa. Além dos oito selecionados nas fontes de informaçâo pesquisadas, foi incluido um trabalho da autora Fernanda Ribeiro (2011) que atende aos requisitos dessa pesquisa e que nâo havia sido, até entâo, abarcado por ser capítulo de livro.
Na busca pela caracterizaçâo geral desses trabalhos, verifica-se que, dos nove trabalhos analisados, quatro foram publicados no Brasil, dois na Espanha, um nos Estados Unidos, um no Canadá e um na França; desses, seis sâo da década de 2000 e os outros tres da década de 1990. Os tres trabalhos da década de 1990 săo os dos Estados Unidos, do Canadá e o da Espanha. Seis trabalhos sao artigos publicados em periódicos científicos, dois foram publicados em anais de eventos e um é capítulo de livro. Todos os trabalhos tem uma abordagem teórica, ou seja, objetivam discutir pressupostos conceituais e metodológicos da representaçâo temática em arquivos.
Para a identificaçao da(s) especificidade(s) foi feita a 'Exploraçâo do material', de acordo com a metodologia da Análise de Conteúdo proposta por Bardin (2010). De cada trabalho, foi retirado o extrato que trata de características específicas da representaçâo temática de documentos arquivísticos, e feita a traduçâo livre, quando necessária. Com base nos extratos, realizou-se uma síntese das especificidades indicadas, conforme Quadro 2.
Será apresentada uma breve síntese de cada um dos trabalhos analisados. Dooley (1992) nāo trata, específicamente, do conteúdo, mas das características que individualizam documentos arquivísticos e ajudam a entende-los; cita a proveniencia, a funçâo e a conexáo com outros documentos. O autor apresenta pontos de acesso importantes na identificaçâo tanto da proveniencia, quanto do conteúdo, como tempo, lugar e forma do documento.
Esteban Navarro (1995) aponta que a individualizaçâo do documento arquivístico se dá apresentando sua origem, como ele é produzido e sua funçâo, assim como as relaçöes que estabelece com os outros documentos, formando conjuntos. Isto quer dizer que a individualizaçâo se dá a partir da organicidade e da proveniencia.
Gagnon-Arguin (1997) afirma que qualquer descriçâo de um documento arquivístico, incluindo seu conteúdo, precisa vinculá-lo ao seu contexto de criaçâo, e que respeitando os diferentes níveis de descriçâo, a representaçâo contemplará essa premissa.
A pesquisa de Lopez e Carvalho (2013) fez parte do universo analisado porque, apesar de tratar de documentos iconográficos, apresenta especificidades para documentos arquivísticos, em geral. Os autores ressaltam a identificaçâo das funçöes arquivísticas e administrativas no processo de estabelecimento dos assuntos do documento.
Cordeiro (2013) também analisa documentos iconográficos e frisa que o contexto de produçâo influenciará o processo de representaçâo. A autora indica o 'método de contextualizaçâo', citando algumas questöes que precisam ser respondidas para que o contexto seja compreendido, como por exemplo: Quem produziu o documento? A quem é dirigida a mensagem de seu documento? A partir de que argumentos organizam o seu discurso?
Guitard (2013, p. 208) ressalta a unicidade do documento arquivístico, o que nao é plenamente justificável. A unicidade é dada pelo contexto e funçâo que o documento exerce, mais do que pelo fato de ter apenas uma cópia, como afirma "Todos os documentos produzidos ou recebidos por um criador, que é um fundo de arquivo, consiste de documentos existentes em uma cópia única, e cada documento tem uma e apenas uma posiçâo na organizaçâo hierárquica do fundo.". Quanto a indexaçâo, o autor afirma que, nos arquivos, ela será realizada em conjuntos documentais, respeitando a organizaçao hierárquica, sempre do geral para o específico. Sendo realizada a indexaçâo de um fundo (geral), os termos de representaçâo também serâo genéricos. Esse é o mesmo entendimento já expresso por Ribeiro (2011), em que associa cada nivel de descriçâo a profundidade da indexaçâo.
Schmidt e Smit (2013, p. 584) discutem a representaçâo do conteúdo dos documentos, sem menosprezar os aspectos de contexto; ao contrário, dividem os elementos em dois conjuntos, "[...] as de contexto, que estăo "fora" do documento, sendo a proveniencia e as funçöes, e as de conteúdo, que estâo "dentro" do documento, sendo o conteúdo substantivo e as datas tópica e cronológica.". No quadro 2, foram apresentados somente os aspectos de "dentro do documento", que se referem específicamente ao conteúdo. As autoras afirmam que, apesar de separados, esses aspectos precisam ser pensados em conjunto para nâo comprometer a caracterizaçâo do documento arquivístico, e para evitar que características "[...] como unicidade, organicidade, indivisibilidade, por exemplo, sejam reduzidas, além do Principio da Proveniencia.". (SCHMIDT; SMIT, 2013, p. 584).
Oliveira (2009) é outra autora que aponta o conhecimento do contexto como fator essencial na representaçâo temática em arquivos e que caracteriza o principio da proveniencia.
Com essa análise, percebe-se que os autores analisados marcam a diferenciaçâo do documento arquivístico com a defesa de suas características, consideradas individualizadoras, como a unicidade, a organicidade e a autenticidade.
Na análise dos extratos, apontam-se algumas consideraçöes:
Primeiro, o principio da proveniencia e a qualidade da organicidade sâo citados e representam a relaçâo dos documentos com os contextos de produçâo, funçâo e atividade, ou seja, a análise do documento vinculada ao conjunto do qual fazem parte. No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística ((ARQUIVO NACIONAL (Brasil), 2005, p. 136), o principio da proveniencia é definido como, "Principio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo, produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou familia nâo deve ser misturado ao de outras entidades produtoras. Também chamado principio do respeito aos fundos". Esse conceito parece um pouco limitante quando se considera os documentos eletrônicos, nos sistemas de informaçâo e nas relaçöes com múltiplas direçöes estabelecidas entre o(s) documento(s), seu(s) criador(es) e a instituiçâo(öes) produtora(s).
Quando Cook (2012) trata da proveniencia na pós-modernidade, defende que, no contexto eletrônico, é urgente redefinir e reinventar a noçâo de proveniencia, indo do texto para o contexto de criaçâo, nos parece que vai ao encontro do que os autores citam como importante analisar no processo de representaçâo temática. Cook diz que,
O principio de proveniencia muda, de ligaçâo de um registro diretamente ao seu único local de origem em uma estrutura organizacional hierárquica tradicional, para se tornar um conceito virtual e mais elástico refletindo essas funçöes e processos do criador que levaram o registro a ser criado, dentro e entre as organizaçöes em constante evoluçâo, interagindo com uma clientela em constante mudança, refletindo diferentes culturas organizacionais e gerenciais, e adotando convençöes, muitas vezes idiossincráticas, de trabalho e de interaçâo humana apropriadas para organizaçöes horizontais, em rede, e (muitas vezes) de curto prazo. Em suma, proveniencia está ligada a funçâo e atividade e nāo a estrutura e lugar. A proveniencia se torna mais virtual do que física. (COOK, 2012, p. 23)
Assim, essa definiçâo de proveniencia abarca os elementos citados pelos autores como necessários para a representaçâo temática da informaçâo nos documentos arquivísticos. Contudo, além da proveniencia, a organicidade e a contextualizaçâo, realizadas por meio das atividades de classificaçâo e descriçâo arquivística, também, determinam sua representaçâo temática.
Em relaçâo a organicidade, o e-Arq Brasil (Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ (Brasil), 2011, p. 21) a inclui na categoria de qualidade do documento arquivístico, dizendo que "O documento arquivístico se caracteriza pela organicidade, ou seja, pelas relaçöes que mantém com os demais documentos do órgáo ou entidade e que refletem suas funçöes e atividades.". A organicidade é materializada na dassificaçâo arquivística que, por sua vez, é a base na qual a Descriçâo Arquivística é estruturada.
Já o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL (Brasil), 2005, p. 127) define organicidade como sendo a "[...]relaçâo natural entre documentos de um arquivo em decorrencia das atividades da entidade produtora.", e essa relaçâo torna-se rotineira, na medida em que as atividades das quais os documentos derivam, acontecem, e podem estar estruturadas, previamente, constituindo-se os documentos em registros testemunhais dessas.
Segundo, a representaçâo temática da informaçâo de documentos arquivísticos está relacionada as funçöes de Classificaçâo e Descriçâo Arquivística, ou seja, ela nâo acontece separada de outros processos de organizaçâo e representaçâo da informaçâo, existe uma codependencia. Quando os autores salientam a importancia de considerar o contexto de produçâo e uso dos documentos, a funçâo e a atividade as quais estâo vinculados, pode-se concluir que o contexto é dado por essas funçöes. Classificaçâo e Descriçâo Arquivísticas analisam o contexto, funçâo e atividades representam-nas nos planos de classificaçâo e descriçöes, refletindo a organicidade dos conjuntos documentáis, que é base para o tratamento documental nos arquivos.
Terceiro, a representaçâo temática da informaçâo de documentos arquivísticos precisa estar conectada aos níveis de descriçâo, ou seja, nos arquivos a análise é feita em conjuntos documentais (fundos, séries, processos, dossies) e quando é realizada no nivel do item documental, é fundamental analisar a estrutura hierárquica na qual está ligado, porque sempre fará parte de um conjunto.
3Consideraçoes finais
Essa pesquisa tem como pressuposto o fato de que documentos em arquivos apresentam especificidades que os diferenciam dos documentos em outros serviços de informaçâo. Assim, identificaram-se, com base na literatura, autores que marcam a diferenciaçâo do documento arquivístico com a defesa de suas características consideradas individualizadoras, como a unicidade, a organicidade e a autenticidade.
De forma sintetizada, a partir da literatura analisada, esses tres pontos caracterizam as especificidades da representaçâo temática da informaçâo de documentos arquivísticos:
a) contempla o Princípio da Proveniencia e a característica da Organicidade;
b) é realizada no contexto da Classificaçâo e da Descriçâo Arquivística;
c) está vinculada aos níveis de descriçâo.
Evidenciar as especificidades dos documentos arquivísticos no processo de representaçâo temática apresenta a possibilidade do desenvolvimento de representaçöes mais significativas, proporcionando que a recuperaçâo da informaçâo seja contextual. Documentos arquivísticos existem relacionados as funçöes e as atividades que os originaram, assim, a análise contextualizada explicita esse significado, resultando em representaçöes mais adequadas. A partir dessa caracterizaçâo, é possível pensar na integraçâo do documento Marquivístico em sistemas de informaçâo que considerem suas especificidades, objetivando năo comprometer sua autenticidade.
1 Luciane Paula Vital e Marisa Bräscher estäo vinculados ao Programa de Pos-Graduaçâo em Ciencias da Informaçâo da Universidade Federal de Santa Catarina (PPGCIN/UFSC).
2 "The archival literature often gives the impression that subjects are strictly generic topics - rain forests, football games, railroads, generals, or skyscrapers. In reality, specific named entities, including particular people, organizations, government agencies, geographic places, and events are no less subjects than are generic topics. [...] Other aspects of archival materials that traditionally have not been considered subjects also provide important clues to subject content and form strong links between provenance and subject content without being purely one or the other. Time and place are particularly potent access points for the papers of littleknown or anonymous persons. Form of material also can be a powerful indicator of subject content, particularly when combined with time or place." (DOOLEY, 1992, p.348).
3 "Los rasgos que individualizan el documentos de archivo no son, por tanto, ni el suporte ni el contenido informativo, sino su origen, el modo en que se produce y su funcion; de los que resultan su tres caracteres más singulares: su involuntariedad, su organicidad, y su unicidad. [...] asimismo, ese contenido sólo adquiere pleno sentido en conexion con el resto de los documentos con los que ha sido creado. [...] el documento de archivo no puede entenderse de modo aislado, sino en relacion con otros documentos en el marco de las agrupaciones documentales en las que se incluyen los documentos individuales o piezas documentales, que son, jerárquicamente, de menor a mayor: unidad archivistica o expediente, serie, subseccion, seccion y fondo. [...] Por conseguirte, podemos concluir que todas las operaciones del análisis documental están presentes en una programación archivistica." (ESTEBAN NAVARRO, 1995, p.69).
4 "La principale exigence d'une description selon les RDDA provient de l'un des principes memes a la base de la description, a savoir que toute description doit permettre de situer le document dans son contexte de creation. Il en sera de meme pour le repérage. La concrétisation de ce principe se retrouve dans le respect des différents niveaux de description mais aussi dans le lien qui doit etre fait entre les mots indexés et les niveaux de description auxquels ils referent." (GAGNON-ARGUIN, 1997, p.30)
5 "L'indexation par sujet se distingue des autres types d'indexation. Les elements de support ou le type de document peuvent faire partie de l'indexation d'un document, mais ils ne constituent pas un sujet du document.[...] L'indexation est un processus cognitif en deux étapes : analyse et représentation. Et l'indexation porte aujourd'hui sur tous les types de documents et tous les types de supports. L'étape préliminaire a l'analyse (la lecture, c'est-a-dire l'appréhension et la compréhension des documents) est différente selon le type de document, mais au niveau du concept, l'indexation par sujet semble similaire en bibliothéconomie et en archivistique." (GUITARD, 2013, p. 207).
6 "Nous étudions ces différences a partir de certaines caractéristiques des archives, soit la singularité des archives, l'unité de traitement en archivistique, la hiérarchie d'un fonds d'archives et le principe du général au particulier." (GUITARD, 2013, p.207-208).
7 "L'ensemble des documents produits ou reçus par un créateur qu'est un fonds d'archives est composé de documents existant en un seul exemplaire, et chaqué document a une et une seule place dans l'organisation hiérarchique du fonds. Les fonds d'archives définitives ne représentent que 5 a 10 % de la masse documentaire originale (Couture et al. 1999, 167). En effet, un tri est effectué en fonction de criteres devaluation. Parmi ces criteres figure félimination des doublons. Un archiviste n'aura donc pas a indexer deux documents identiques, ce qui peut étre le cas d'un bibliothécaire." (GUITARD, 2013, p. 208).
8 "Alors, a moins de considérer le fonds d'archives comme un document, nous ne pouvons pas parler de l'indexation d'un document." (GUITARD, 2013, p. 208).
9 "L'indexation qui porte sur chacun des niveaux doit s'adapter a son degré de précision. On parle dans l'indexation de spécificité (qualité des termes) et d'exhaustivité (quantité des termes). Ces deux criteres de l'indexation doivent étre adaptés au niveau de description choisi (fonds, série, dossier, piece). Comme on procede du général au particulier, on commence par indexer le niveau du fonds puis les niveaux inférieurs. Plus le niveau est élevé dans la hiérarchie (fonds ou série), plus on retiendra des termes généraux." (GUITARD, 2013, p. 209).
Referencias
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Abstract
The paper aims to identify the specificities of archival documents to be considered in its thematic representation. A bibliographical research was carried out to collect data collection and to analyze the content for exploration and inferences. We identified 46 papers in the literature that pointed out specificities in the thematic representation of archival documents. Three specificities cited by the authors were identified: I. To consider the principle of provenance and the quality of organicity; II. To relate thematic representation to the functions of Classification and Archival Description; III. Analyze the hierarchical structure in which the document is inserted, since archival documents will always be part of a set. Based on this characterization, it is possible to think about the integration of the archival document into information systems, considering its specificities, without compromising its authenticity.