Transformación digital en las Universidades: Proceso en épocas de COVID 19

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Resumen: Este estudio tiene como objetivo analizar las características de un proceso inminente y necesario en esta época de la Pandemia de COVID 19, la transformación digital en Universidades, se analizan los distintos elementos que son considerados factores determinantes para lograr esta transformación. Proceso que va más allá de la inyección de tecnología a los procesos educativos, implica la integración de aspectos como las capacidades y actualización en el uso de la tecnología, la implementación de plataformas educativas, la adaptación de los modelos educativos, así como el estilo de liderazgo requerido para avanzar. En esta investigación se presenta el análisis de las áreas, los recursos y las opciones de gestión necesarias para responder al nuevo entorno de las instituciones universitarias públicas en México. Se integran elementos indispensables en estos procesos, como son la inteligencia artificial, el machine learning, la digitalización de procesos y la implementación de un liderazgo incluyente.

Palabras-clave: Transformación digital; Machine learning; Universidad.

Abstract: This study aims to analyze the characteristics of an imminent and necessary process at this time of the COVID 19 Pandemic, the digital transformation in Universities, the different elements that are considered determining factors to achieve this transformation are analyzed. A process that goes beyond the injection of technology into educational processes, involves the integration of aspects such as skills and updating in the use of technology, the implementation of educational platforms, the adaptation of educational models, as well as the style of leadership required to advance. This research presents the analysis of the areas, resources and management options necessary to respond to the new environment of public university institutions in Mexico. Indispensable elements are integrated into these processes, such as artificial intelligence, machine learning, digitization of processes, and the implementation of inclusive leadership.

Keywords: Digital transformation, machine learning, artificial intelligence, University.

1. Introducción

Las condiciones actuales exigen a las instituciones académicas y Universidades adaptarse a los requerimientos del mundo en una epoca de contingencia sanitaria, momento en el cual se debe repensar las operaciones en torno a la salud y seguridad en todos los ambientes de manera prioritaria en ambientes académicos.

En la epoca de COVID, las organizaciones de manera general y sin excluir instituciones educativas de educación superior (IES), han atendido aspectos urgentes y se han aplazado procesos importantes; Las condiciones reales a las que las organizaciones se han enfrentado, ha evidenciado una insuficiente planeación y preparación para enfrentar situaciones inesperadas que las ha obligado a migrar de procesos tradicionales a procesos digitales, incluidos los académicos, en los que la comunicación y el desarrollo académico se debe realizar através del uso de medios tecnológicos, al mismo tiempo que han tenido que asumir una transición a la enseñanza remota. Esto ha dejado evidente, la importancia de contar con liderazgos capaces de dirigir en tiempos de crisis. (H.L. Mora, 2020) menciona: " La transformación digital ha ocasionado cambios en las organizaciones relacionado con sus productos y servicios, inclusive han impactado la estructura organizacional. Por consiguiente, las organizaciones se han visto en la necesidad de establecer nuevas prácticas de gestión con el fin de gobernar esta transformación compleja" (H.L.Mora,P.P.Sánchez, 2020). En el presente articulo se realiza un análisis de los diferentes aspectos relevantes alrededor de un proceso de transformación digital en una Universidad, incluyendo aquellos procesos que en apariencia se encuentran distantes de las capacidades tecnológicas, procesos y servicios académicos involucrados como lo es el liderazgo y el comportamiento de los usuarios.

2. COVID 19

De acuerdo a la OMS, el COVID-19 es una enfermedad infecciosa causada por el coronavirus que se ha descubierto recientemente. Tanto este nuevo virus como la enfermedad que provoca eran desconocidos antes de que estallara el brote en Wuhan (China) en diciembre de 2019. Actualmente el COVID-19 es una pandemia que afecta a muchos países de todo el mundo (OMS, 2020).

La Pandemia COVID-19, es una enfermedad que cambio la vida en las condiciones que la conocíamos antes y durante el año 2019, esto ha propiciado nuevos comportamientos y formas de relacionarse y realizar actividades académicas y de trabajo.

La pandemia de COVID-19 dio inicio a una transformación digital repentina, extensa y dramática en la sociedad. La pandemia llevo a las comunidades y a las practicas diarias a tener un avance extraordinario. De un día para otro la educación modificó sus estrategias de enseñanza-aprendizaje y tanto los estudiantes como los docentes tuvieron que utilizar herramientas tecnológicas para vivir este proceso.

Estos cambios obligaron a los estudiantes, docentes y a las adminitraciones académicas, a iniciar o agilizar la transformación digital en la educación. Esta digitalización ha requerido la actuación de los líderes académicos como líderes de agentes de cambio.

3.Proceso de Transición de la Universidad

La transformación digital, va más allá de una estrategia de tecnologías de información, centrada en procesos o en la tecnología Unicamente (C. Matt et al, 2015). Este proceso implica además, modificaciones en dinámicas de trabajo y percepción de necesidades y comportamiento del usuario.

Es momento de transitar de una universidad con una organización tradicional a una organización digital y esto implica la transición o evolución de estructuras jerárquicas, ir de un trabajo presencial, a un trabajo en linea, avanzar a una organización exploradora, que promueva estructuras y procesos ágiles, que impulsa el trabajo colaborativo y busca la filosofía de ser una universidad centrada en el estudiante. En la Figura No. 1 se muestran los elementos que deben ser considerados para formar parte de la configuración de una Universidad transformada ante la disrupción digital.

Este proceso de transición en las instituciones educativas nos lleva a considerar la transformación digital, además de considerar un proceso de adaptación de la mentalidad. Esta contingencia sanitaria COVID-19, ha obligado a las personas, a las empresas y a las Instituciones educativas a modificar la forma de interactuar e interaccionar, ahora nos encontramos en foros digitales; la educación ha pasado a ofrecerse en un 100% digital. Y es posible que una vez pasada esta pandemia, las condiciones de educación y trabajo sean modificadas y se aproveche en mucha mayor medida las actividades semipresenciales asi como el mundo digital. En la mayoría de los países la educación online está habilitada; Sin embargo es fundamental que se hagan cambios en la regulación y administración de procesos enseñanza-aprendizaje. Es pues importante considerar que para alcanzar la transformación digital en las Instituciones educativas se debe considerar: La capacitación en el uso de herramientas tecnológicas, la adecuación de procesos administrativos y de regulación.

3.1.Transformación Digital

En la actualidad las áreas de conocimiento y desarrollo de una sociedad, organización o economía no pueden desvincularse de los temas relativos a las tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), cada vez son más comunes los términos de economía digital y de transformación Digital, en las organizaciones. Según Salas (2018) "La transformación digital en esencia es el proceso de modificar a una organización usando herramientas innovadoras, así como adoptar tecnología de punta y, al mismo tiempo, cambiar radicalmente la cultura corporativa con el propósito de adoptar nuevos modelos de operación y de negocio". Otro aspecto importante en cuanto a transformación digital, es el descubrimiento de los líderes digitales, quienes además de gestionar el cambio, deben reunir las competencias que se requieren para integrar equipos de trabajo con el talento humano necesario capaz de fomentar el aprendizaje natural, liderar ideas innovadoras y ayudar a los profesionales a entender el valor de su trabajo para alcanzar los objetivos y metas de la compañía (Cortés, 2019).

Esta transformación digital es evidencia de la cuarta revolución industrial que vivimos, en la cual hay convergencia de tecnologías digitales, físicas y biológicas, que permiten evidenciar las modificaciones de la forma en que vivimos, trabajamos y nos relacionamos. Pablo Rivas, en (Diez, et all (2020), menciona "Lo más importante en esta Cuarta Revolución Industrial es que entendamos qué está ocurriendo. Estamos inmersos en esta propiedad transitiva en donde no sabemos, todavía, si somos analógicos o si somos digitales. Las generaciones que vengan después vivirán en una realidad distinta, (Diez, et all (2020). Esta realidad distinta implica la utilización de tecnologías transformadoras, las cuales es muy importante conocer y aprovechar, entre ellas el Cloud Computing, además adaptarnos a condiciones diferentes, prepararnos y preparar a profesionistas adaptables a condiciones técnicas, sociales y económicas diferentes.

Desde la conceptualización de "transformación digital" podemos mencionar a la adopción de procesos y prácticas que den soporte y apoyo a la sociedad. Las organizaciones aportan valor social en un mundo cada vez más digital (Sánchez & Zuntini, 2019). La transformación digital implica la utilización de tecnologías digitales, el análisis del poder de negociación de las partes involucradas, los recursos y las capacidades.

La transformación digital en una organización integra procesos como la adopción de tecnologías y herramientas como el blockchain, tecnologías para la toma de decisiones (Machine learning), liderazgo en la innovación, relaciones interculturales en negocios globales, operaciones en la cuarta revolución y tecnología inteligente, enseguida se especifican elemntos primordiales en un proceso de transformación digital.

En la Declaración de Qingdao, la UNESCO afirmó que la transformación de la educación será lograda a través de la promoción de oportunidades digitales y el uso de Información y Tecnologías de la comunicación para alcanzar los objetivos educativos y los nuevos objetivos sostenibles (Sánchez, M. A., 2020). En el caso de las instituciones de educación públicas, la tecnología ofrece ventajas y oportunidades para apoyar a las altas metas universitarias de acceso, inclusión, equidad y oportunidades de aprendizaje permanente; Sin embargo las instituciones deben adaptar sus teorías educativas y prácticas para adoptar tecnologías emergentes. y brindar respuestas a las nuevas generaciones de estudiantes que han agregado tecnología a su vida.

3.2.Elementos de la transformación digital

Es posible considerar varios componentes para integrar un proceso de transformación, a continuación se describen algunas herramientas que facilitan y permiten alcanzar un processo tan relevante como lo es, la transformación digital.

3.3. Inteligencia artificial

Hablar de transformación digital, nos lleva de manera obligada a identificar las características y funciones de la Inteligencia artificial. Los cambios tecnológicos impulsados por la inteligencia artificial, la automatización y la robótica seguirán transformando el mundo laboral. Aunque se crearán nuevos puestos de trabajo, las personas con menor preparación podrían resultar más afectadas, al no tener acceso a las habilidades requeridas para atender las nuevas demandas. (OIT, 2019).

Las condiciones de vida diaria han sufrido modificaciones. Una realidad será que casi todo podrá estar conectado con casi todo. El teléfono móvil, el refrigerador, el reloj, el televisor, etc. Cada objeto del hogar almacenará y utilizará datos continuamente. Condiciones de una vida distinta, pero necesaria en condiciones distintas. Los seres humanos pasaran mas tiempo en casa conectados, realizando actividades que comúnmente se realizaban fuera de sus hogares como jugar, ver cine o series, conciertos, apostando, y en todas estas actividades la Inteligencia Artificial (IA) tiene un rol muy importante, logrando que cada una de estas actividades se conviertan en generadoras de contenidos de una forma sencilla.

Inteligencia Artificial se centra en la simulación de la Inteligencia humana en una máquina (Munakata, 2019), (Tames,et.al, 2020) menciona: "La máquina estará en condiciones de identificar y usar la pieza de conocimiento que se necesita en la resolución de un problema".

La inteligencia artificial tiene la capacidad de analizar e interpretar los datos, aprender con ellos y aplicarlos para lograr objetivos definidos. La inteligencia artificial es clave en la transformación digital de una organización. El internet de las cosas (IoT), permite la habilitación de hogares inteligentes, ciudades inteligentes, cada día es más común la utilización de la inteligencia artificial y el machine learning que permiten enfoques predictivos para la toma de decisiones.

La transformación digital requiere datos, estos son quienes habilitan las nuevas tecnologías, los datos impulsan la transformación digital, los datos permiten entender a los clientes, sus comportamientos, preferencias, y gracias a estos realizar acciones o tomar decisiones.

3.4.Machine Learning

Un área derivada de la Inteligencia artificial es el machine learning (aprendizaje automático) es la capacidad de las máquinas de aprendizaje, sistemas capaces de identificar patrones en los datos y realizar predicciones.

Es una disciplina científica de la Inteligencia Artificial, donde las máquinas, por medio de un software, aprenden de manera automática, por medio de algoritmos donde se analizan los datos y así se predice un comportamiento futuro (Hernández, et al., 2017). Existen diferentes aplicaciones que aprovechan esta herramienta para reconocer patrones de conducta y convertir muestras de datos en conjuntos de datos que a través de la inferencia generan nuevos conjuntos de datos. La estadística es la base fundamental de machine learning.

3.5.E-Learning

Una de las áreas relevantes en la transformación digital de una Institución educativa es el e-learning, el cual permite la creación de entornos de aprendizaje adaptativo y es posible transmitir las clases virtuales en las universidades, es posible simular entornos de aprendizaje con uso de tecnología y de realidad virtual. En este método de estudio el profesor y los estudiantes están separados en tiempo y espacio y se utilizan desarrollos en línea para establecer la comunicación.

Por lo tanto, el e-learning es un aprendizaje basado en la web. Es un almacén de instrucción, correspondencia de datos, preparación e información y ejecución de los ejecutivos. En nuestro mundo en rápida evolución, creemos que es complejo superar las dificultades de aprendizaje y los logros potenciales. Para salvar la diferencia, las ideas, por ejemplo, e-learning, e-instructing, e-educators se han convertido en parte de una educación exitosa (S. Singh, Z. Hussain, 2020).

El machine learning se centra en la construcción de sistemas que mejoran automáticamente a través de la experiencia, de la optimización de recursos informáticos, de la extracción y análisis de datos. (Jordan & Mitchell, 2015), por lo anterior e-learning se convierte en un pilar en el proceso de transformación en las Universidades, en las que se integran conocimientos específicos, bibliotecas digitales, transformación digital de procesos y procedimientos, tecnologías al servicio del conocimiento, con la utilización de aplicaciones adhoc a las necesidades.

4.Transformación Digital en la Universidad

4.1.Digitalización de procesos

La digitalización de procesos en una IES, permite llevar a cabo una transición obligada de modelos análogos a modelos digitales, dentro de los cuales se deben considerar aspectos académicos, administrativos y de investigación. Aspectos académicos como la implementación de tecnología educativa, misma que obliga a una transición en aspectos académicos como son: la modificación de la educación tradicional a una educación mas incluyente, en la que se consideran elementos como cursos MOOC (Massive Online Open Courses), cursos a distancia, accesibles por internet y que pueden ser aprovechados por cualquier usuario, contienen matriculas masivas de estudiantes y comúnmente son ofrecidos de manera gratuita y por Universidades prestigiadas. El MOOC es un modelo educativo tecnopedagógico emergente, desarrollado en la modalidad en línea y caracterizado por el uso de los recursos de internet y las TIC; se centra en el estudiante, quien es el responsable directo y absoluto de su propio aprendizaje; es masivo, porque es una propuesta formativa dirigida a miles de participantes de modo simultáneo y abierto (Ruiz Bolívar, 2015).

Existen diferentes variantes en este tipos de cursos, es necesario considerar, los cursos mooc social learning o cursos de aprendizaje social, que permiten la integración de la inteligencia colectiva, en el cual la conexión entre personas, lugares e ideas que se da en la web a través de distintos medios como son las redes sociales, modelo en el que se rompen esquemas tradicionales por un modelo en el que la dinámica del proceso aprendizaje cambia, centrado en las capacidades para creación y generación de conocimiento del estudiante y se aprovecha el usos de la web y el trabajo colaborativo. Este tipo de cursos son más aprovechados e impulsado para dar acceso a la comunidad académica

Otro cambio relevante es el uso y lectura de materiales didácticos y bibliografía, por materiales como ebooks, que son libros en formato digital a los cuales se puede accesar de manera gratuita o con una paga y se realiza la descarga desde internet. Los accesos a bases de datos y bibliografía digital, ha desplazado a los espacios y anaqueles de una Biblioteca en las universidades por cantidades muy superiores de información actualizada y mediante unos clicks se tiene acceso a ellos.

Un área muy importante en la vida universitaria es el área administrativa, la cual integra procesos de vinculación y actividades propias de trámites en paralelo a avances académicos. La situación que se vive actualmente ha cambiado radicalmente la dinámica y formas de trabajar de las instituciones. Esta situación ha acelerado la necesidad de tener modelos de trabajo y procesos que funcionen a distancia, que las tecnologías auxilien en procesos administrativos, promoviendo la desconexión física de las personas, pero la posibilidad de avanzar y continuar con la labor académica y administrativa en universidades habilitadas digitalmente y con procesos administrativos eficientes.

4.2.Capacitación y actualización de capital humano

Un reto muy importante que se vive en las Instituciones educativa es el que su personal docente se ha convertido en estudiante a la par que sus alumnos, la situación prevaleciente ha forzado al personal académico ha reorganizar planes de trabajo, métodos de enseñanza, ha atender a demandas emergentes con una formación y disponibilidad de recursos insuficientes, de pronto el pizarrón y el plumón se han cambiado por el ZOOM, GOOGLE Drive, el classroom, entre otros, herramientas que han tenido un auge importante, debido a que permiten la comunicación y colaboración digital y apoyan el trabajo remoto; Plataformas que requieren capacitación para su aprovechamiento adecuado. Las capacidades que ofrecen, además de la acelerada actualización y adecuación que ofrecen estas herramientas se ha convertido en un gran aliado en este momento, el reto para las universidades es la capacitación y/o actualización de su personal, que por un lado permita atender las necesidades de la comunidad universitaria y aprovechar las ventajas que ofrecen las herramientas digitales, pero además que sea capaz de asumir nuevos retos, esto es, se requiere de capacitaciones que apoyen la preparación de docentes que se adapten a condiciones cambiantes, que conozcan y utilicen sistemas adaptativos y herramientas útiles en la toma de decisiones.

4.3.Transformación digital en la Universidad

Es posible considerar a la transformación digital en una institución educativa con procesos integrales e involucrados, los cuales son: la digitalización de procesos académicos y administrativos, la innovación y nuevos modelos que incluyan las nuevas formas de percibir una Universidad en la que la actualización y capacitación de los usuarios involucrados es uno de los pilares de esta transformación, con cursos asociados a una metodología implementada por la Universidad cursos asociados al diseño de cursos y estrategias apoyadas en TIC y con cursos asociados a herramientas de libre acceso en Internet

De acuerdo con (Mahoney et al., 2018), se argumenta que las escuelas deben tener claro el objetivo el preparar a sus alumnos para enfrentar la vida en un contexto difícil y complejo. Esta preparación no solo debe recaer en contenido académico. Un aprendizaje social y emocional (Social and Emotional Learning) es parte fundamental para el éxito de la vida personal y profesional de los alumnos y amerita una cuidada y sostenida atención (Mahoney et al., 2018, p. 1).

En la figura No. 2, se integran elementos que conforman un proceso de transformación, la visión de la Universidad debe dirigir la elaboración de planes y estrategias necesarias para generar una universidad que sea incluyente y ubicua, la digitalización de procesos académicos y administrativos, que permita a los estudiantes el avance en su proceso educativo, utilizando herramientas tecnológicas, materiales como ebook, aprovechando el e-learning y el social-learning, la capacitación y actualización del personal involucrado, académicos, administrativos y de apoyo en una Universidad. Dos aspectos muy relevantes son considerar una organización ágil que sea dirigida por un líder actualizado, con mentalidad abierta y capaz de adaptarse a situaciones cambiantes como la que se vive en la actualidad, por la pandemia COVID 19.

5.Conclusiones

Es un hecho reconocido que el COVID 19, propicio e impulso un cambio acelerado en las formas cotidianas de desarrollo y convivencia de la sociedad, obligando a las organizaciones a implementar actividades en un esquema de Home Office. Sin dejar excluidos los procesos involucrados en instituciones educativas. Una vez analizados aspectos relevantes en procesos de transformación digital en una Universidad, es posible concluir que es necesario identificar las capacidades y opciones de gestión de la IES, para responder a los nuevos requerimientos de la sociedad. Si bien la integración de tecnologías y herramientas digitales juega un papel muy importante, la gestión del talento humano y la implementación de modelos de servicio educativo deben ser transformados aprovechando las tecnologías emergentes.

Este trabajo proporciona un análisis de aspectos que complementan el uso de tecnologías y herramientas, como es la consideración de un liderazgo que se adapte a condiciones cambiantes, un liderazgo que considere la posibilidad de adaptar modelos educativos diferentes, como puede ser un curso MOOC, la consideración de implementación del e-learning, como una herramienta valiosa en el aprendizaje. La inclusión e integración de conocimientos a través de social learning, la adaptación de procesos educativos y administrativos que permita dar acceso a los estudiantes universitarios desde distintos lugares y tiempos, pero alcanzando los objetivos y metas académicas especificadas.

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