The Representation of Archival Descriptions: An Ontological Approach

Abstract

Archival descriptions play multiple roles in understanding and managing records in archives. However, archival descriptions are not efficiently organized and presented on the Web. In particular, archival context is often lacking in current descriptions, which makes it difficult for users to search and access records. To address the challenges of current archival descriptions in web environments, the overarching question is asked: How can archival context be improved for searching, using and understanding in web environments? In addition, it is necessary to build a conceptual/operational model for representing and restructuring the archival context and provenance information of archival descriptions. Two research questions are formulated to address the two objectives of the study, which are 1) to identify and examine the essential components for archival context and their relationships in archival descriptions, and 2) to explore whether archival context can be explicitly represented and modeled using ontology technologies.

To answer the research questions, a multi-method is taken in three studies: 1) Study 1 is a content analysis of archival descriptions; 2) Study 2 is a methontology to develop an event-based ontology; and 3) Study 3 is a focus group study to evaluate the usefulness of the built ontology. In Study 1, sample archival descriptions are drawn from 40 archival institution sites. By conducting the content analysis, the ten essential entities from archival descriptions have been identified as Agent, Artifact, Event, Feature, Function, Place, Relation, Role, Situation, and Time. In Study 2, the results of Study 1 were used to build the ontology model. By taking a methontology approach, five stages are performed: to identify ontology requirements at the specification stage, to identify relationships and concepts at the conceptualization stage, to develop the ontology at the implementation stage, to align with other ontologies based on the Basic Formal Ontology at the formalization stage, and to validate the ontology at the evaluation stage. As a result, an Event Ontology for Archival Context (EOAC) is developed with 233 classes and 87 properties, which were explicitly formalized in OWL (Web Ontology Language) for implementation. In Study 3, two focus group sessions with users and professional archivists were conducted to elicit both users’ and professional opinions on the current status of archival descriptions and the ontology model. Participants explained the advantages and disadvantages of the current descriptions and the ontology model and ten out of eleven participants were willing to adopt the event ontology model if supporting tools were available.

The findings of the three studies led to the development of a comprehensive conceptual model for archival context. The model consists of three levels: (1) the micro-level with static and fluid views; (2) the meso-level with three separate contexts (i.e., creation, description, and usage contexts); and (3) the macro-level with a series of activity systems. By integrating all three levels, the EOAC provides an explicit and comprehensive way to transform archival context into more structured, connected and interactive forms of entities.

This research adopts an innovative event-centred approach and emphasizes that events are as important as objects. The three-level conceptual model for archival context provides a framework to deepen the understanding of archival context. The EOAC ontology provides a new way to transform archival contexts into Linked Open Data, which can be utilized to improve searches and retrievals of archival descriptions and meet the expectations of users.

Alternate abstract:

Les descriptions archivistiques jouent plusieurs rôles importants dans la compréhension et la gestion des registres d’archives. Cependant, sur la toile, l’organisation et la présentation de ces descriptions ne sont pas efficaces. L’absence de contexte archivistique dans les descriptions actuellement en ligne rend la recherche et l’accès à ces documents particulièrement difficile pour les usagers. Afin d’aborder les défis que présente cette situation, la question qui suit guidera l’ensemble de la recherche : Comment le contexte archivistique peut-il être amélioré sur la toile pour des fins de recherche, d’utilisation et de compréhension? De plus, il est nécessaire de construire un modèle conceptuel opérationnel qui représentera et restructurera le contexte archivistique et la provenance de l’information des descriptions archivistiques.Les objectifs de cette étude sont donc les suivants : 1) identifier et examiner les composantes essentielles du contexte archivistique ainsi que leur relation aux descriptions archivistiques et 2) définir si les technologies de l’ontologie peuvent être utilisées pour représenter le contexte archivistique de manière plus explicite. Deux questions de recherche sont alors explorées : 1) quelles sont les composantes essentielles du contexte archivistique et 2) dans quelle mesure les technologies de l’ontologie peuvent-elles être utilisées afin de représenter le contexte archivistique?

Afin de répondre aux questions de recherche, une approche méthodologique mixte servira lors de trois études : 1) la première étude est une analyse de contenu des descriptions archivistiques, 2) la deuxième étude utilise la méthontologie comme méthodologie pour développer une ontologie basée sur les événements et 3) la troisième étude évalue l’utilité de l’ontologie développée par le moyen de groupes de discussion. Dans la première étude, des échantillons de descriptions archivistiques sont recueillis sur les sites de quarante institutions. En effectuant l’analyse de contenu, dix composantes ont pu être identifiées comme étant essentielles aux descriptions archivistiques : exécutant, artefact, événement, caractéristique, fonction, lieu, relation, rôle, situation et temps. Dans la deuxième étude, les résultats obtenus lors de la première étude sont utilisés en suivant la méthontologie pour construire le modèle ontologique. Le modèle se développe en cinq étapes : identification des besoins de l’ontologie à l’état de spécifications, identification des relations et des concepts à l’état de conceptualisation, développement de l’ontologie à l’étape d’implémentation, alignement avec d’autres ontologies basées sur le Basic Formal Ontology à l’état d’élaboration et, finalement, validation de l’ontologie à l’étape d’évaluation. Le résultat est le développement d’une ontologie basée sur les événements, nommée Event Ontology for Archival Context (EOAC), et contenant 233 classes et 87 propriétés, formalisées explicitement dans le language OWL (Web Ontology Language) pour l’implémentation. Dans la troisième étude, deux groupes de discussion ont été dirigés auprès d’utilisateurs et d’archivistes professionnels afin de connaître les opinions des utilisateurs et des professionnels sur les descriptions archivistiques actuelles ainsi que sur le nouveau modèle ontologique. Les participants ont pu identifier les avantages et les désavantages des deux méthodes et dix participants sur onze étaient prêts à utiliser la nouvelle ontologie développée si les outils nécessaires étaient mis à leur disposition.

Les conclusions de ces trois études permettent donc le développement d’un modèle conceptuel complet du contexte archivistique à trois niveaux : (1) le micro-niveau, comportant des vues statiques et fluides, (2) le méso-niveau, comportant trois contextes distincts (création, description et contexte d’usage), et (3) le macro-niveau, comportant plusieurs systèmes d’activités. En intégrant les trois niveaux, le modèle EOAC permet de transformer de manière explicite et compréhensive le contexte archivistique en une forme plus structurée, connectée et interactive.

L’approche centrée sur les événements utilisée dans cette recherche est innovatrice et met l’accent sur le fait que les événements sont tout aussi importants que les objets. L’approche conceptuelle à trois niveaux fourni une base qui permet d’approfondir la compréhension du contexte archivistique. L’ontologie EOAC propose une nouvelle façon de transformer le contexte archivistique en données ouvertes liées, ce qui améliorera les recherches et l’extraction des descriptions archivistiques et répondra aux attendes des utilisateurs.