Sistematización de los procesos contables y su incidencia en la sostenibilidad de las PYMES

Abstract

Abstract: This article aims to analyze accounting processes and their impact on the sustainability of SMEs through the proper use of accounting processes such as systematization, valuation, processing, evaluation and reporting as instruments to strengthen economic information- financial, through exploratory and qualitative research analyzing the strengths generated by systematization, as well as the vulnerabilities of SMEs to failure. The results of the review in different research sources demonstrated the growing trend in the publication of scientific articles on the topic of SMEs. Keywords: Accounting processes; Systematization; Sustainability, SMEs. 1.Introducción La tecnología y las transformaciones en la esfera económica, cultural y sociopolítica para este sector empresarial se ha convertido actualmente en una herramienta necesaria en el desarrollo de sus actividades, ocasionando que las empresas lleguen a una mejor productividad a través de ofrecer respuestas adecuadas sobre productos o servicios, índices de gestión y sus procedimientos internos de trabajo; para generar credibilidad. El ciclo contable se debe desarrollar en el marco de las leyes que lo rigen, principios y normas contables. (...) cuando una actividad no se enmarca dentro de la legalidad y da lugar a que se cometa algo fuera de ella; o que no se observe mandatos técnicos que al final provocan reparos de parte de los organismos de control y, posteriormente, los datos que figuran en los libros e informes financieros no serán confiables, ni comparables, ni comprensibles, ni tampoco darán mayor impacto a su aplicación.

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Resumen: El presente artículo tiene por objetivo analizar los procesos contables y su incidencia en la sostenibilidad de las PYMES a través de la utilización adecuada de los procesos contables como son sistematización, valuación, procesamiento, evaluación e informe como instrumentos para fortalecer la información económico-financiera, mediante una investigación de tipo exploratoria y cualitativa analizando las fortalezas generadas por la sistematización así como el desafío de las PYMES a la creación de los gobiernos corporativos como herramientas importantes para las PYMES familiares, además de las vulnerabilidades de las PYMES al fracaso. Los resultados de la revisión en diferentes fuentes de investigación demostraron la tendencia creciente en publicaciones de artículos científicos sobre el tema PYMES. Esta propuesta, pretende hacer énfasis en la importancia de la correcta sistematización para el desarrollo sustentable empresarial, procesos de innovación, y para hacer frente a los nuevos desafíos.

Palabras-clave: Procesos contables; PYMES; Sistematización; Sostenibilidad.

Abstract: This article aims to analyze accounting processes and their impact on the sustainability of SMEs through the proper use of accounting processes such as systematization, valuation, processing, evaluation and reporting as instruments to strengthen economic information- financial, through exploratory and qualitative research analyzing the strengths generated by systematization, as well as the vulnerabilities of SMEs to failure. The results of the review in different research sources demonstrated the growing trend in the publication of scientific articles on the topic of SMEs. This proposal aims to emphasize the importance of correct systematization for sustainable business development, innovation processes, and to face new challenges.

Keywords: Accounting processes; Systematization; Sustainability, SMEs.

1.Introducción

La tecnología y las transformaciones en la esfera económica, cultural y sociopolítica para este sector empresarial se ha convertido actualmente en una herramienta necesaria en el desarrollo de sus actividades, ocasionando que las empresas lleguen a una mejor productividad a través de ofrecer respuestas adecuadas sobre productos o servicios, índices de gestión y sus procedimientos internos de trabajo; para generar credibilidad. Lo cual les permite apuntar a nuevos y mejores mercados, generando que los procesos administrativos y financieros se desarrollen con eficiencia, eficacia y efectividad.

Para nadie es desconocido los avances tecnológicos con sus enormes adelantos en herramientas, equipos y tecnología pero también es muy cierto que el recurso humano no está suficientemente preparado para obtener el máximo provecho y por ende mejorar la rentabilidad de las PYMES, es por ello que las empresas deberán capacitar a su personal de manera constante para sacar el máximo provecho a través de procesos contables para generar controles previos, continuos y posteriores logrando mitigar el impacto a posibles riesgos.

La importancia de las Pequeñas y Medianas Industrias (PYMES) en la economía de los diferentes países ha sido reconocida desde hace tiempo (Moreno, Moreno, & Dávalos, 2015) y en diferentes contextos (Macías, 2003) se ha señalado igualmente que en las condiciones actuales las PYMES enfrentan un reto en el sentido de lograr formular estrategias que permitan insertarse en un mercado competitivo y globalizado.

El presente artículo refiere al análisis y su importancia que genera la sistematización de los procesos contables y su incidencia en la sostenibilidad de las PYMES gozando del beneficio potencial que ofrece la tecnología, generando mayor rentabilidad, permanencia en el mercado, internacionalizar sus productos, mayor organización, crear más fuentes de empleo y el desarrollo económico de los países que estas logran.

La investigación realizada es de tipo exploratoria y cualitativa basada en la revisión bibliográfica, revistas científicas, libros, folletos que admitan un mejor entendimiento de los significados y experiencias en el tema, fundamentado en la inducción analítica y contraste de la información recabada. Dado este punto de vista de la investigación propuesta, se partió de la compilación de los artículos que tuvieran el término "PYMES en su título, en base de datos Scopus, Latindex y Scielo. La utilización de estas bases se realizó tomando en cuenta que en ellas se reportan revistas de alto impacto y que por tanto son fuentes consideradas validadas por un veredicto internacional reconocido y acreditado para poder ser referentes en la base científica. A demás se revisaron publicaciones con contenidos acorde con los objetivos de investigación, adicional el uso del Google Académico, en relación con los términos "sistematización de las PYMES" ello permitió recopilar datos que de alguna forma estaban más relacionadas con este artículo.

Este artículo científico se deriva del proyecto de investigación titulado "Calidad de la Gestión Universitaria: Estudio comparativo entre organizaciones ubicadas en las Zonas de Planificación 1 y 4 del Ecuador", auspiciado por el Vicerrectorado de Investigación, Innovación y Postgrado de la Universidad Técnica Luis Vargas Torres de Esmeraldas.

2. Metodología

El presente trabajo se basa en la revisión de diferentes fuentes de investigación con el objetivo de encontrar posibles elementos no tratados y exigidos. El método utilizado en la elaboración de este artículo de investigación es el método deductivo, es así que para Leiva (2007) "El método deductivo es un proceso sintético- analítico; donde se presenta conceptos, principios, definiciones, leyes o normas generales de las cuales se extraen conclusiones". A su vez, se utilizará un enfoque de investigación de tipo exploratoria, cualitativa y descriptiva; el carácter exploratorio, se da en el manifiesto del análisis y síntesis de las fuentes consultadas, con el objetivo de conocer la información contextual acerca de la temática. El cualitativo, en el análisis lógico para la comprensión de los aportes de diversos autores, en sus perspectivas respecto a los temas tratados, en función de extraer aquellos elementos de casos exitosos. El descriptivo, en la intencionalidad de analizar con un enfoque sistémico las aplicaciones prácticas de la sistematización de los procesos contables en la PYMES por parte de los autores consultados.

3. Resultados

El mundo actual demanda que las empresas demuestren sobre sus productos y servicios la garantía de cumplimiento en cuanto a calidad, cantidad, oportunidad, costos y satisfacción de clientes, aspectos que no son fáciles demostrar anticipadamente, al menos que estas empresas indiquen certificaciones de organismos acreditados para tal fin.

Los beneficios de la sistematización aplicada a todas las Empresas a través de procesos como; gerenciales, apoyos administrativos y logísticos, gestión de recursos económicos y humanos, procesos centrales para la producción; los mismos que se deben interrelacionar para monitorear fácilmente la eficiencia, eficacia y efectividad de las empresas considerando que son aquellas que cuentan con Certificaciones, tanto de la organización, de sus productos o servicios lo que se demuestra con las marcas de calidad resultado de una estructura de operaciones relacionadas entre las áreas de trabajo como un proceso, vinculado uno con otro por medio de la determinación de proveedores y clientes internos orientados y sincronizados todos hacia una continua satisfacción, para así garantizar de manera segura, el poder cumplir con las curiosidades y necesidades de sus clientes externos.

Para muchas Empresa PYMES es saludable cuando se puede dar respuestas satisfactorias sobre su organización, muchas lo logran, a menudo se fortalecen en algunas áreas más que en otras, pero el objetivo de sistematizar es esencialmente poder normalizar, planificar, ejecutar, medir, mejorar y mantener un movimiento idóneo para toda la organización, es como un sistema integral que se desarrolla y fortalece a lo interno y con su entorno.

Con la intención de dar a conocer algunas definiciones relacionado a los procesos contables y su evolución, es pertinente revisar aportes de varios autores.

Según el autor "Se entiende por proceso contable los pasos a seguir en el registro de las operaciones que realiza la empresa" (López, 2010)

Por su parte Catacora (1997) manifiesta que, el registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa requiere que los datos sean recolectados, clasificados y codificados para luego, ser registrados. Una de las herramientas principales para el registro de las operaciones es la cuenta (pág.213).

Jaramillo (2015) manifiesta: El ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de los diferentes registros contables, inicia con la documentación fuente y el registro de las transacciones en los libros contables hasta la preparación de los resultados financieros que servirán de base a los diferentes usuarios para la toma de decisiones (pág. 367)

Sánchez, (2003) ha afirmado lo siguiente: El ciclo contable se debe desarrollar en el marco de las leyes que lo rigen, principios y normas contables. (...) cuando una actividad no se enmarca dentro de la legalidad y da lugar a que se cometa algo fuera de ella; o que no se observe mandatos técnicos que al final provocan reparos de parte de los organismos de control y, posteriormente, los datos que figuran en los libros e informes financieros no serán confiables, ni comparables, ni comprensibles, ni tampoco darán mayor impacto a su aplicación. (pág. 43).

De acuerdo a las definiciones anteriores los aportes de los procesos contable a la actividad económica son significativos agilizando los procedimientos internos y externos de las PYMES, donde se ponen de manifiesto un conjunto de fases sistematizadas que permiten obtener información financiera y administrativa para luego ser presentadas a través de los estados financiero para usuarios internos y externos.

Las fases o ciclos contables son una serie de pasos consecutivos que permiten transformar los hechos contables en informes contables o financieros con el objetivo de informar a los diversos usuarios y constituirse en apoyo para la oportuna toma de decisiones.

Vite (2017) define a la sistematización como la fase inicial del proceso contable es la de sistematización En esta etapa se establece el sistema por medio del cual los elementos de la contabilidad se organizan para qué ésta alcance su objetivo La sistematización implica el establecimiento de un sistema de información financiera (pág. 69)

Las etapas que integran la sistematización son selección, diseño e instalación:

Selección: La etapa de selección en referencia a la sistematización de la información financiera, es un paso de importancia dentro del desarrollo de las labores de las PYMES. La elección de los procedimientos y métodos que, de acuerdo con las circunstancias resulten más acertados para las empresas, corresponde a la selección del sistema de información financiera previamente analizando la naturaleza, características y eligiendo el procedimiento de procesamiento de datos que se adecue a dichas características. Es fundamental que la selección de la sistematización enmarque la actividad del negocio, el marco legal, las políticas de operaciones y tamaño de la empresa, las elecciones de este procesamiento de datos pueden ser manuales, mecánicos y electrónicos.

Diseño: Vite (2017) afirma, "Información financiera es la comunicación de sucesos relacionados con la obtención y aplicación de recursos materiales, expresados en unidades monetarias. (....) Para que la información financiera cumpla fielmente su cometido, debe reunir las características cualitativas de los estados financieros" (pág. 71)

En relación a la conceptualización propuesta por el autor entendemos que el diseño de la información financiera incluye el catálogo de cuentas, la documentación fuente, el tránsito de los documentos a través de la diagramación de los documentos, la guía de procesamiento para el registro de las operaciones, así como la prevención de la información financiera principal y adicional como instrumento para la toma de decisiones. La misma que debe establecer: división que la solicita o de quien la elabora, periodicidad y plazo de entrega, presentación y contenido deseado.

Instalación: La etapa de instalación del sistema de información financiera, se efectúa una vez que éste ha sido aprobado por los altos directivos de la empresa y se hayan financiado los recursos para su aplicación. Esto implica el seguimiento de los procedimientos y métodos ya previamente establecidos, los cuales deben complementarse con un manual sobre sistematización contables.

El aporte de sistematizar los procesos contables en las PYMES permite agilizar y optimizar los recursos económicos y humanos de las actividades empresariales, debido al crecimiento en las operaciones económicas que generan un mejor manejo de la información contable. Por lo tanto, el uso de esta herramienta permite un mayor desarrollo en la contabilidad, dando como resultado información razonable, oportuna, exacta, confiable, medible para la toma de decisiones.

a. Valuación

(Sanciprián, 2017) Una de las características de la información financiera es que esta debe ser cuantitativa; es decir medible; por lo que toma importancia el postulado básico denominado "valuación". Según el autor en esta fase se requiere cuantificar los elementos que intervienen en las transacciones financieras en términos de unidades monetarias, de acuerdo con la regla de cuantificación obtenidas en la teoría contable.

La valuación cosiste en la valoración de un bien en términos económicos de los elementos expuestos en los estados financieros, tasados en un valor determinado (Valleta Ediciones, 2010). En la fase de valuación se debe realizar un diagnóstico y seguimiento cada una de las cuentas que conforman el plan de cuentas de la entidad, con el objetivo de disponer de la Información Financiera contable.

Esta fase determina los efectos financieros productos de las transacciones y transformaciones internas que afecten económicamente a la entidad, las mismas que deben cuantificarse en términos monetarios, logrando valuar la información contable.

b. Procesamiento

El procesamiento de la información radica en la elaboración de los estados financieros la cual es el resultado de las transacciones económicas efectuadas por la entidad en un periodo económico determinado.

El procesamiento de la información contable determina siguientes procesos.

Documento fuente (Factura, recibos, notas de ventas, comprobantes de ingresos y egresos)

Libro diario

Libros: auxiliar, mayor general

Balance de Comprobación

Elaboración de los Estados Financieros (Estado de Resultados, Estado de situación financiera, Cambio en el patrimonio, Balance de comprobación, Estado de Flujo de Efectivo).

c. Evaluación

Según Elizondo (2012, pág. 212) "Evaluar significa apreciar el resultado de una acción con base a una norma aceptada como válida. Por ello, puede afirmarse que la Información Financiera por sí misma no es suficiente..." razón por la cual debe ser compara y analizada con fenómenos financieros como son: solvencia, liquidez estabilidad, rentabilidad, etc. En esta fase podemos apoyar nuestro trabajo con el Análisis Financiero a través del análisis vertical de los Estados Financieros en un solo período económico, mientras que el análisis horizontal se lo realiza entre dos o más períodos.

d. Información

(Horgren, 2007) Indica que los sistemas de información contable son quizás una de las bases de las actividades empresariales, por no decir que es la más importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de dar a conocer aspectos relacionados e importantes como el incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los sectores competitivos, por lo que es imperioso que vaya al ritmo de las exigencias de los distintos usuarios dentro y fuera de las empresas. (Pág. 4).

En base a los conceptos analizados podemos concluir, las fases de los procesos contable constituyen los pasos o fundamentos idóneos para llegar a la presentación de la información es decir los (Estados Financieros como son Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujo de Efectivo), como insumos fundamentales en la toma de decisiones. Estos insumos permiten que las decisiones se han de manera oportunas para obtener productividad adecuada; en el ámbito económico y administrativo de las empresas, siempre que sean desarrollados con un orden sistemático, cronológico y bajo la normativa legal que es la misma que dará confiabilidad y relevancia a los datos que estos arrojen. El desarrollo sustentable empresarial contables se consagra como herramienta en la sustentación de la productividad de las empresas, permitiendo de esta manera identificar la utilidad de los procesos contables para mejorar las estrategias que conduzcan a mejorar la rentabilidad y sostenibilidad de las PYMES.

Los objetivos de la sostenibilidad estan destinados a todos los niveles de las PYMES que aseguran las necesidades del presente sin comprometer las necesidades de futuras generaciones, para lo cual cada empresa fijará sus objetivos de manera diferente según sus actividades logrando sensibilizar a la gente para que al final todas las PYMES esten en consonancia con este cambio en la mentalidad de los clientes.

Es así, que la sistematización son herramientas que ocasionan que las empresas lleguen a una mejor productividad a través de ofrecer respuestas adecuadas sobre productos o servicios, índices de gestión y sus procedimientos internos de trabajo; para generar credibilidad. Lo cual les permite apuntar a nuevos y mejores mercados, generando que los procesos administrativos y financieros se desarrollen con eficiencia, eficacia y efectividad.

Cabe señalar que las PYMES generan un 72% de empleo y representan alrededor del 99% del total de las empresas a nivel mundial, es por ello que no se debe subestimar su aporte en la estabilidad económica de un país. Sin embargo, así como sus beneficios también están sus grandes limitaciones que enfrentan las PYMES como es la baja disponibilidad de recursos, lo engorroso que es acceder a créditos otorgados por las diferentes instituciones del sistema financiero, lo cual conlleva un círculo vicioso puesto que estas limitantes les impide emprender y mantener su permanencia en el mercado.

Las PYMES no solo generan empleo también contribuyen a la reducción de la pobreza en especial en los países desarrollados, producto de un crecimiento sustentable empresarial donde han fortalecido y creado elementos que ayuden a evitar la vulnerabilidad demostrando que sus beneficios son múltiples. En este contexto, se puede establecer que desde hace varios años se efectúan estudios habituales sobre el desarrollo de las PYMES y se ha podido demostrar que, aun cuando simbolizan un sector importante en la producción y el comercio, su adelanto estructural y funcional presenta pocos avances.

Aporte a la generación de empleos por países (Algunos de A.L. y Europa).

Los desafíos que enfrentan las PYMES se encuentran también los temas que buscan proteger el medio ambiente. En la actualidad se considera que la Responsabilidad Social Empresarial (RSE) contribuye a la mejora de los productos y a la satisfacción de distinguir las PYMES unas de otras de forma positiva y significativa en el desempeño financiero de las empresas fomentando sostenibilidad y beneficios a largo plazo en el mercado, es necesario abordar otro de los desafíos actuales dentro de las nuevas tendencias como son los Gobiernos Corporativos, que han generado muchas expectativas y cambios para impulsar la transparencia y el desempeño de las empresas.

Sin embargo, debido a los mitos existentes muchas de ellas no han logrado implementar estas mejoras en sus empresas lo que generaría un mayor crecimiento empresarial provocando un alto nivel de transparencia, institucionalización y rendición de cuentas en la gestión del negocio; logrando como resultado atracción de capital, mayor valor a los accionistas, creación de más empleo y mejora de la productividad, siendo este último el que contribuye para el aumento al Producto Interno Bruto.

4.Conclusiones

El análisis del hallazgo obtenido de las PYMES, se basa en que se necesita fundamentar su operatividad a través de la sistematización de los procesos contables como incidencia en la productividad, ya que tiene como objetivo evidenciar las ventajas que estas tienen frente a empresas grandes; de aquí radica su fácil adaptación a los requerimientos del mercado, la utilización de las estructuras contables y de los procesos financieros que inciden en el éxito o fracaso de las PYMES. Esto determinar la aplicación de estrategias para mitigar posibles riesgos que se puedan presentar en el desarrollo de sus labores, ya que los dueños deben tener la flexibilidad de hacer cambios cuando estos sean necesarios. La desventaja de que las PYMES no lleven una correcta estructura y aplicación de su contabilidad genera que los directivos, funcionarios o propietarios responsables no puedan detectar problemáticas existentes, a través de controles previos, continuos y posteriores para garantizar mayor rentabilidad y funcionalidad en las actividades empresariales, aquello es factible con la automatización de la contabilidad permite a provechar la tecnología para simplificar las actividades económicas, así como reducir errores, optimizar tiempo y obtener resultados oportunos y confiables para la toma de decisiones

El uso y la correcta aplicación de cada una de las fases de los procesos contables como son la sistematización, valuación, procesamiento, evaluación e información, permite el uso de un sistema de información financiera que permita cuantificar los elementos en términos monetarios para una correcta construcción de los Estados Financieros que tendrán que evaluar o analizar los datos para una correcta toma de decisiones, generando una información confiable para cada uno de los usuarios tanto internos como externos.

De acuerdo a la base de datos consultadas se puede establecer que las PYMES es un sector económico que está en auge en toda América Latina y el mundo, debido a su aporte en la economía de los países como generadora de empleo, hace fundamental su aplicación para que las PYMES tengan mayor permanencia, sostenibilidad y rentabilidad en la economía de los países sin descuidar la Responsabilidad Social Empresarial y Los Gobiernos Corporativos que darán estabilidad sobre todo para el gran porcentaje de PYMES son de tipo familiar, en la actualidad existen organismos multilaterales enfocados en fomentar el beneficio que tiene para las PYMES la creación de los Gobiernos Corporativos, es decir (distribución de poder, controles y alineación de incentivos) para brindar los estímulos que protejan los intereses de las compañías, a través de reglas claras, protocolos, auditorías, código de ética y los accionistas puedan monitorizar la creación de valor y uso eficiente de los recursos brindando una transparencia en la información. Las deficiencias encontradas se relacionan específicamente con la falta de flexibilidad que conceden las instituciones financieras a la hora de otorgar créditos, la mala gestión empresarial, falta de planificación, ningún sitio web; todo esto impide el crecimiento sano de las empresas, además no debemos olvidar que la ética dará un valor agregado a las empresas ya que hoy en día se la considera un medio de productividad empresarial es decir a mayor ética mayor rentabilidad y permanencia de los negocios.

Finalmente, se puede concluir que la sistematización contable juega un papel importante en las PYMES para cumplir con las exigencias de la era moderna para enfrentar la globalización generada por la política, temas ambientales, cultural y genera una economía en escala; y generar apoyo en la Responsabilidad está dado por la sistematización de los procesos contables ya que inciden de manera positiva en la rentabilidad de las mismas como facilitadora de las actividades económicas siendo la base para generar confianza entre los diferentes usuarios de la información y para la correcta toma de decisiones.

References

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