Provjera sukladnosti pravila, tehnologija i postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva u digitalnom obliku: specifikacija zahtjeva i praktične smjernice

Abstract

Jedna od novina u pretvorbi dokumentarnoga i arhivskoga gradiva u digitalni oblik provjera je sukladnosti pravila, tehnologija i postupaka pretvorbe gradiva, koju provodi Hrvatski državni arhiv kao središnji i matični državni arhiv u Hrvatskoj. Riječ je o složenom postupku provjere određenoga informacijskoga sustava za digitalizaciju koji od tijela javne vlasti i drugih pravnih, ali i fizičkih osoba zahtijeva prihvaćanje i implementaciju odgovarajućih standarda i normi kako bi gradivo u digitalnom obliku na odgovarajući način moglo biti preuzeto u nadležne arhive, a samim time i dugoročno zaštićeno. Riječ je o jednoj od mjera u sustavu primjerene zaštite, trajnoga očuvanja i iskoristivosti gradiva u digitalnom obliku koja predstavlja velik izazov u poslovanju organizacija čijom djelatnošću gradivo nastaje, ali i arhivske službe koja im u tom segmentu mora pružiti adekvatnu stručnu podršku.

Alternate abstract:

Croatian archival regulations (Archives and Archival Institutions Act and Ordinance on the Management of Records Outside the Archival Institutions) prescribe the procedure of the verification of compatibility of rules, technologies and procedures for conversion of archival materials into digital form. The procedure is carried out by the Croatian State Archives as the central state archives in the Republic of Croatia. It concerns a complex procedure of verification of a specific IT system for digitization which requires acceptance and implementation of appropriate standards and norms from the public authorities, other bodies or individuals in order for digitized records to be transferred in a certain way to authorised archives and consequently ensure their long-term protection. The paper provides answers to several current issues from conformity check procedures that can help public authorities and other interested parties in reconciliation of business processes and preparing documentation necessary for obtaining a certificate of conformity.