Aplicación Web Y Móvil para Mejorar la Gestión Académica: Un Estudio de Caso

Headnote

Resumen: Esta investigación busca mejorar la gestión académica mediante una aplicación web y móvil, los objetivos: reducir el tiempo en el registro de matrículas, control de asistencias y registro de notas. Con un diseño experimental puro y 30 registros en cada grupo, se utiliza una ficha de registro como instrumento. Los resultados muestran una reducción del 20% en el tiempo de registro de matrículas, 88% en el control de asistencias, y 75% en el registro de notas gracias a la implementación de la aplicación, estos hallazgos indican mejoras sustanciales en la gestión académica.

Palabras-clave: Aplicación web; Gestión Académica; Educativa; Registro de Matricula; Alumnos.

Abstract: This research aimed to enhance academic management through a web and mobile application, targeting three key objectives: reducing time in enrollment registration, attendance control, and recording of grades. Utilizing a pure experimental design with 30 registrations in each group, the study employed a registration form as the data collection instrument. The results were notable: enrollment registration time was reduced by 20%, attendance control by 88%, and grade recording by 75%. These findings indicate significant improvements in academic management efficiency due to the application's implementation.

Keywords: Web application; Academic Management; Educational; Enrollment Registration; Students.

1. Introducción

Cuando se aborda la noción de gestión en un sentido amplio, se refiere a una serie de tareas cruciales que deben llevarse a cabo en una empresa o compañía para anticiparse eficientemente a los objetivos establecidos o metas a seguir, la gestión se asocia con el ámbito corporativo y sus diversas ramificaciones, destacando su importancia fundamental para alcanzar los objetivos propuestos, para alcanzarlo es esencial implementar diversas acciones con el objetivo de optimizar el tiempo empleado, garantizando al mismo tiempo la calidad de los resultados, no obstante, el término "gestión" no se limita exclusivamente a sociedades, planes o capitales mercantiles, también abarca la organización de recursos a nivel individual, como el caso de una persona que planifica y administra su tiempo para cumplir con sus responsabilidades de manera eficaz (Westreicher, 2020).

Debido a esto, la gestión es de vital importancia para el funcionamiento de las instituciones educativas, orientando las acciones hacia el apoyo en diversos logros establecidos para los estudiantes, su enfoque se centra en facilitar el seguimiento y la culminación de metas académicas, promoviendo un aprendizaje integral y el desarrollo de competencias se establece como el objetivo principal, extendiéndose más allá del ámbito escolar para influir en el crecimiento personal del estudiante, su interacción en el entorno social y su desempeño en el ámbito laboral junto a profesionales, es crucial destacar que al hablar de gestión académica o educativa, es imperativo considerar tanto el entorno de los estudiantes como la contribución esencial de los docentes, quienes desempeñan un papel fundamental en este proceso (Herrera, 2020).

Además, la gestión académica engloba la administración de la docencia, la investigación, la vinculación con la sociedad y todos los aspectos relacionados con las condiciones institucionales, este componente resulta fundamental para garantizar la calidad en el desempeño y la mejora continua de cualquier institución educativa, su enfoque se orienta hacia la transformación de la educación, incidiendo directamente en la formación tanto de estudiantes como de docentes y la necesidad de los trabajadores de la institución señala claramente los problemas prioritarios a abordar, que incluyen: el personal del departamento de matrículas señala la falta de un control eficiente para gestionar las matrículas, que se lleva a cabo de manera manual, generando pérdida de información y resultando en datos no precisos, las personas encargadas de procesar las calificaciones indican que no existe un proceso definido para el llenado de notas, realizando las mismas en un Excel, debido a que no cuentan con un control que se encargue de dichos procesos, ocasionado pérdida de tiempo cuando se tiene que verificar las evaluaciones de los alumnos o solicitar notas de los desaprobados, generando una deficiencia en el control de las notas y pérdida de tiempo en los procesos inmersos en las calificaciones (Loyaga, 2022).

2. Trabajos relacionados

La investigación elaborada por Pilay (2021) titulada "Implementación de un sistema web para fortalecer la gestión académica del colegio fiscal mixto. Dr. Carlos Monteverde Romero", el objetivo general es desarrollar un sistema web mediante un diseño de investigación que cuenta con métodos tanto cualitativos como cuantitativos, de acuerdo a los datos de la encuesta, la población será mixta entre el equipo administrativo y profesores de la institución educativa (I.E) que será un total de 15 docentes y 5 personas encargadas de administrar lo relacionado a la gestión académica, como resultados se pudo reducir el tiempo que se utilizaba para registrar las notas de los alumnos en un 25% en comparación con el sistema manual que antes usaban, también se alcanzó reducir el tiempo en controlar las asistencias de los docentes en un 38% debido a que los datos de los docentes ya están en el conjunto de datos, sin necesidad de que se inscriban manualmente todos los días su entrada y salida de la I.E, por lo cual se concluye que el sistema web logró fortalecer la gestión académica en dicha institución educativa, al cumplir con todos los requisitos solicitados, dado un resultado satisfactorio.

Además, Apolaya (2018) en su estudio titulada "Aplicación web para la mejora de la gestión académica del Instituto de Educación Superior Tecnológico Público Chincha", tiene como propósito el evaluar el impacto de la aplicación web en el mejoramiento de la gestión académica, por lo cual se desarrolló con un enfoque exploratorio - descriptivo; para la población se tuvo en cuenta los docentes y personal administrativo que son 33 personas, las que han sido empleadas como técnica e instrumentos de recopilación de datos las encuestas con su respectivo cuestionario, las entrevistas y la observación, como resultado de la implementación se pudo reducir el tiempo en un 68% en los reportes de asistencia de los estudiantes, también se consiguió disminuir el tiempo en el registro de notas de los estudiantes en un 48% lo cual se logró gracias a que cada docente sube sus calificaciones al aplicativo web en donde se puede obtener reportes con información verificada de cada alumno.

Según el autor Conde (2017) en su investigación titulada "Aplicación web para la gestión académica del Instituto de Educación Superior Tecnológico Público Churcampa, Región Huancavelica", tiene como propósito el desarrollar una aplicación web para la gestión académica mediante el diseño de investigación no experimental, que cuenta con un total de 16 docentes y 04 personal administrativo los mismos que utilizaron como población, en la encuesta se utilizó técnicas de recolección de datos y sus respectivos cuestionarios; la investigación a su vez tuvo como diseño de investigación fue experimental y con enfoque aplicado. Se concluye que mejoró el tiempo necesario para generar informes de calificaciones por estudiantes en donde con el sistema anterior ser realizaba dicha tarea en un promedio de 180 segundos y ahora con el sistema actual que se implementó se realiza dicha tarea en un promedio de 23 segundos.

3. Metodología de Investigación

3.1. Tipo y Diseño de Investigación

Este estudio es de naturaleza aplicada debido a su enfoque que busca abordar problemas prácticos y generar soluciones específicas para situaciones del mundo real. Según Castillo (2022) define que la investigación aplicada se distingue por su orientación particular orientado a solucionar problemas prácticos y específicos que emergen en la sociedad, donde su principal meta consiste en aplicar los conocimientos adquiridos con el propósito de abordar desafíos concretos, contribuyendo así al enriquecimiento del desarrollo científico y cultural.

Asi mismo se utilizó para el Diseño de investigación: Experimental pura, que se caracteriza por su perspectiva riguroso y controlado para evaluar la relación causal entre variables, según Arias et al. (2016) definieron que este método de diseño destaca por su propósito de mantener un control minucioso sobre las variables que podrían incidir en el progreso, de este modo posibilita el fortalecimiento de la credibilidad y la mejora de la investigación, tal como se evidenciada en la figura 1, donde RGe se asigna al Grupo Experimental y RGc al Grupo de Control.

3.3. Población y muestra

Este estudio utilizó como universo a todos los procesos gestión académica en las instituciones académicas del Perú, según López (2020) mencionó que la población se refiere al conjunto de personas, elementos, objetos y entre otros, que constituye el universo de estudio, destacando la importancia de comprender y delimitar el alcance de la población, debido a que influye en la autenticidad y aplicabilidad general de los resultados adquiridos durante el estudio.

Al ser una cantidad infinita de procesos, se seleccionó el proceso de gestión académica específicamente de una institución educativa, de acuerdo al tamaño de la muestra que es n = 30 son los registros de matrícula.

3.5. Técnicas e instrumentos de recolección de datos

Este estudio empleó la técnica de observación directa, utilizando la ficha de observación como instrumento para recopilar datos correspondientes a cada indicador de esta investigación los cuales son: Tiempo en el registro de matrículas, Tiempo en el control de asistencias de los alumnos y el Tiempo en el registro de las notas de los alumnos, de acuerdo a la Tabla 1.

Según Ortega y Rodriguez (2021) definieron que la observación directa constituye un método de recopilación de datos utilizada en el estudio y en la información, lo cual se refiere al acto de observar y registrar eventos, comportamientos, fenómenos o cualquier otra información relevante directamente, sin la intervención de instrumentos u otros medios de medición indirecta.

De acuerdo a la Historia de Usuario Nº1 describe una función desde la perspectiva del usuario final, utilizado para comunicar los requisitos de acuerdo al indicador Tiempo en el Registro de Matrículas, de acuerdo a la Tabla 2.

De acuerdo a la Historia de Usuario Nº2 detalla una característica desde la perspectiva del usuario, utilizado para comunicar los requisitos de acuerdo al indicador Tiempo en el control de asistencias de los alumnos, de acuerdo a la Tabla 3.

De acuerdo a la Tarjeta CRC de acuerdo al indicador Tiempo en el control de asistencias de los alumnos, se determinaron los requisitos del sistema junto con su interfaz correspondiente para garantizar la eficiencia y precisión en el registro de asistencias, como se visualiza en la Tabla 5.

Así mismo la Tarjeta CRC de acuerdo al indicador Tiempo en el registro de las notas de los alumnos, ha determinado especificaciones particulares para los requisitos del sistema y su interfaz correspondiente, con el fin de aumentar la eficiencia en el proceso de registro de calificaciones, de acuerdo a la Tabla 6.

4.3.Codificación

Según la Figura 2, la función guardar matricula recoge los datos de un formulario, que verifica los campos obligatorios no estén vacíos y, en caso de estarlo, alerta al usuario y solicita corrección, una vez completados todos los campos, pide confirmación al usuario para proceder. Si se confirma, la función envía los datos al servidor mediante una petición POST. Finalmente, muestra una respuesta en la pantalla del usuario basada en la respuesta del servidor, indicando si la matrícula se guardó con éxito o si hubo algún error.

De acuerdo a la Figura 3, realiza una serie de acciones relacionadas con el proceso de matrículas. Primero, verifica si el usuario ha iniciado sesión y, en caso contrario, redirige a la página de inicio de sesión, luego, recoge los datos de matrícula enviados desde un formulario. Después, realiza una consulta en la base de datos. (BD) para comprobar si ya existe una matrícula con los mismos parámetros de estudiante, período y horario. Si no hay una entrada existente, inserta los nuevos datos de matrícula en la BD. Finalmente,

ejecuta un script para actualizar un campo en la página web con el valor obtenido de una consulta SQL, y si la matrícula ya estaba registrada, muestra un mensaje indicándolo.

4.4.Pantallas del sistema

Se mostró el proceso del registro de horarios en el cual se realizó en software libre (PHP y MySQL), el cual ayudó a reducir en el registro de horarios (Figura 4).

De acuerdo a la Figura 4 se diseñó la interfaz para registrar horarios de clases, el cual se encarga de facilitar la creación y manejo de horarios académicos, donde el administrador se encarga de ingresar un código para buscar cursos y asignarlos a un horario específico, eligiendo detalles como el turno, el ambiente y la sección. También hay funcionalidades para asociar docentes a los cursos seleccionados y botones que permiten agregar nuevos cursos o eliminarlos del horario, una vez que los horarios están organizados, pueden ser guardados en el sistema.

Por ende, el proceso de registro de matrículas, posibilita una gestión integrada y automatizada, permitiendo ingresar y almacenar información relativa a cursos, docentes y aulas de una manera estructurada y accesible, como en la Figura 5.

De acuerdo a la Figura 5 se diseñó la interfaz para registrar matriculas, que se encarga de registrar a los estudiantes ingresando un código de identificación y completando la información requerida, como el nombre del alumno, la fecha de matrícula, el estado de la matrícula y otros detalles académicos como el período, la condición (posiblemente indicando si es regular, repetidor), el grado, la sección y el ambiente. Además, se puede buscar el "Código Modular", que podría estar relacionado con la identificación del curso o del plan de estudios, una vez que toda la información necesaria es ingresada, se presume que el registro puede ser guardado y procesado dentro del sistema.

5. Resultados

Se consideró un análisis descriptivo e inferencial para cada indicador, con el propósito de determinar si se rechaza o se acepta la hipótesis correspondiente a cada uno de ellos, de acuerdo a ambos grupos: Grupo de Control (GC) y el Grupo Experimental (GE) que fueron objeto de un procedimiento de muestreo con el fin de evaluar los indicadores vinculados a la gestión académica Para acceder a la información adicional sobre los valores obtenidos en ambos grupos, se invita a ingresar al siguiente enlace: https://osf. io/3xgct, por lo cual estos resultados ofrecen una perspectiva más completa del GC y GE.

5.1. Análisis Descriptivo

En la Tabla 7 se presentan los datos estadísticos para los indicadores cuantitativos de la investigación: Tiempo en el registro de matrículas (TRM).

Se pudo determinar que el 53% del Tiempo en el registro de matrículas (TRM) en la posprueba del Grupo Experimental (GE) fue menor a su media; además, el 63% del Tiempo en el registro de matrículas (TRM) en la posprueba del Grupo Experimental (GE) fue menor a la meta establecida; finalmente, se determinó que el 100% del Tiempo en el registro de matrículas (TRM) en la posprueba del Grupo Experimental (GE) fue menor a la media de la posprueba del Grupo de control (GC).

En la Tabla 8 se presentan los datos estadísticos para los indicadores cuantitativos de la investigación: Tiempo en el control de asistencias de los alumnos (TCAA).

Se pudo determinar que el 57% del Tiempo en el control de asistencias de los alumnos (TCAA) en la posprueba del Grupo Experimental (GE) fue menor a su media; además, el 87% del Tiempo en el control de asistencias de los alumnos (TCAA) en la posprueba del Grupo Experimental (GE) fue menor a la meta establecida; finalmente, se determinó que el 100% del Tiempo en el control de asistencias de los alumnos (TCAA) en la posprueba del Grupo Experimental (GE) fue menor a la media de la posprueba del Grupo de control (GC).

En la Tabla 9 se exhiben los datos estadísticos para los indicadores cuantitativos de la investigación: Tiempo el registro de las notas de los alumnos (TRNA).

Se pudo determinar que el 50% del Tiempo el registro de las notas de los alumnos (TRNA) en la posprueba del Grupo Experimental (GE) fue menor a su media; además, el 70% del Tiempo el registro de las notas de los alumnos (TRNA) en la posprueba del Grupo Experimental (GE) fue menor a la meta establecida; finalmente, se determinó que el 100% del Tiempo promedio en reportar las notificaciones de eventos naturales o antrópicos (TRNA) en la posprueba del Grupo Experimental (GE) fue menor a la media de la posprueba del Grupo de control (GC).

5.2. Análisis Inferencial

Se puede visualizar que el p valor de la Prueba de Normalidad, en el indicador Tiempo en el registro de matrículas (TRM), para el Grupo de Control (GC) fue 0.104, es decir, se distribuye normalmente y el p valor de la Prueba de Normalidad para el Grupo Experimental (GE) fue 0.037, es decir, no se distribuyen normalmente.

Se puede visualizar que el p valor de la Prueba de Normalidad, en el indicador Tiempo en el control de asistencias de los alumnos (TCAA), para el Grupo de Control (GC) fue 0.107, es decir, se distribuye normalmente y el p valor de la Prueba de Normalidad para el Grupo Experimental (GE) fue 0.027, es decir, no se distribuyen normalmente.

Se puede visualizar que el p valor de la Prueba de Normalidad, en el indicador Tiempo en el registro de las notas de los alumnos (TRNA), para el Grupo de Control (GC) fue 0.266, es decir, se distribuye normalmente y el p valor de la Prueba de Normalidad para el Grupo Experimental (GE) fue 0.034, es decir, no se distribuyen normalmente.

Por lo tanto, en el indicador tiempo en el registro de matrículas (TRM), el valor de p es <0.001 siendo este menor a 0.05, en consecuencia, los resultados ofrecen suficiente evidencia estadística para rechazar la hipótesis nula (H0) y respaldar la hipótesis alternativa (Ha).

Por lo tanto, en el indicador tiempo en el control de asistencias de los alumnos (TCAA), el valor de p es <0.001 siendo menor a 0.05, en consecuencia, los resultados ofrecen suficiente evidencia estadística para rechazar la hipótesis nula (H0) y respaldar la hipótesis alternativa (Ha).

Por lo tanto, en el indicador tiempo en el registro de las notas de los alumnos (TRNA), el valor de p es <0.001 siendo menor a 0.05, en consecuencia, los resultados ofrecen suficiente evidencia estadística para rechazar la hipótesis nula (H0) y respaldar la hipótesis alternativa (Ha).

6. Discusión

Con respecto al primer indicador, que es tiempo en el registro de matrículas, en el grupo de control se obtuvo un total de 1262 segundos del tiempo en el registro de matrículas, y en el grupo experimental se tiene un total de 199 segundos del tiempo en el registro de matrículas, el cual demostró una reducción de 1063 segundos del tiempo en el registro de matrículas, además con el cálculo de la fórmula, se obtuvo un 100% sobre el tiempo en el registro de matrículas en el grupo de control y un 16% sobre el tiempo en el registro de matrículas en el grupo experimental, esto probó una reducción del 84% del tiempo en el registro de matrículas tras la implementación.

Con respecto al segundo indicador, que es tiempo en el control de asistencias de los alumnos, en el grupo de control se obtuvo un total de 1049 segundos sobre el tiempo en el control de asistencias de los alumnos, y en el grupo experimental se tiene un total de 458 segundos del tiempo en el control de asistencias de los alumnos, el cual demostró una reducción de 591 segundos del tiempo en el control de asistencias de los alumnos, además con el cálculo de la fórmula, se obtuvo un 100% sobre el tiempo en el control de asistencias de los alumnos en el grupo de control y un 44% sobre el tiempo en el control de asistencias de los alumnos en el grupo experimental, esto probó una reducción del 56% del tiempo en el control de asistencias de los alumnos tras la implementación.

Con respecto al tercer indicador, que es tiempo el registro de las notas de los alumnos, en el grupo de control se obtuvo un total de 981 segundos sobre el tiempo el registro de las notas de los alumnos, y en el grupo experimental se tiene un total de 394 segundos del tiempo el registro de las notas de los alumnos, el cual demostró una reducción de 587 segundos del tiempo el registro de las notas de los alumnos, además con el cálculo de la fórmula, se obtuvo un 100% sobre el tiempo el registro de las notas de los alumnos en el grupo de control y un 40% sobre el tiempo el registro de las notas de los alumnos en el grupo experimental, esto probó una reducción del 60% del tiempo el registro de las notas de los alumnos tras la implementación.

7. Conclusiones

Se concluyó que está presenta una reducción significativa en tiempo en el registro de matrículas, con el cálculo de la fórmula se evidencio un 100% en promedio en el tiempo en el registro de matrículas del GC, mientras que, el GE se obtuvo un 20% tiempo promedio tiempo en el registro de matrículas como se observa existe una diferencia del 80%, demostrando que el valor Sig. asintótico (bilateral) de la prueba u de Mann- Whitney es 0.000 menor que el nivel de significancia con un 95% de confianza, con base en este resultado se puede concluir que se acepta la hipótesis alternativa.

Se concluyó que está presenta una reducción significativa en tiempo en el control de asistencias de los alumnos, con el cálculo de la fórmula se evidencio un 100% en promedio en el tiempo en el control de asistencias de los alumnos del GC, mientras que, el GE se obtuvo un 12% tiempo promedio en el tiempo en el control de asistencias de los alumnos como se observa existe una diferencia del 88%, demostrando que el valor Sig. asintótico (bilateral) de la prueba u de Mann-Whitney es 0.000 menor que el nivel de significancia con un 95% de confianza, con base en este resultado se puede concluir que se acepta la hipótesis alternativa.

Se concluyó que está presenta una reducción significativa en el tiempo el registro de las notas de los alumnos, con el cálculo de la fórmula se evidencio un 100% en promedio en el tiempo el registro de las notas de los alumnos del GC, mientras que, el GE se obtuvo un 25% tiempo promedio en el tiempo el registro de las notas de los alumnos como se observa existe una diferencia del 75%, demostrando que el valor Sig. asintótico (bilateral) de la prueba u de Mann-Whitney es 0.000 menor que el nivel de significancia con un 95% de confianza, con base en este resultado se puede concluir que se acepta la hipótesis alternativa.

References

Referencias

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