Software Development in Powerapps For the Coordination Office for Organ Procurement and Transplantation of the Local Health Unit of Coimbra

Abstract

Atualmente, o Gabinete Coordenador de Colheita e Transplantação (GCCT) da Unidade Localde Saúde (ULS) de Coimbra é responsável pelas atividades de coordenação da transplantaçãoem 12 hospitais do país. Apesar da existência de uma plataforma nacional para partilha deinformações relativas à transplantação de órgãos entre os diversos GCCTs, esta não abrangetodos os dados que o GCCT da ULS de Coimbra recolhe nem permite descarregar informaçõesnecessárias à elaboração de relatórios estatísticos.

O GCCT da ULS de Coimbra recolhe toda a informação relativa às etapas de coordenação,incluindo detalhes como os contactos a utentes ou o transporte de órgãos. No presente, estesdados são registados em formulários físicos e num diário manuscrito, o que pode tornar a suaconsulta mais lenta devido à natureza física dos arquivos. Em suporte digital, existe uma pastapartilhada na cloudda Microsoft, acessível apenas aos membros autorizados do GCCT da ULSde Coimbra e que contém documentos relevantes às atividades de coordenação. A organizaçãode dados para fins estatísticos é feita através de um ficheiro de Excel, contido na pasta acimareferida.

A utilização de tecnologia de programação low-codepermite um desenvolvimento mais rápidode aplicações, sem requerer os conhecimentos técnicos exigidos pelas linguagens de programaçãoconvencionais [1–4]. Assim, foi desenvolvida uma aplicação para o GCCT da ULS de Coim-bra utilizando a tecnologia low-code Microsoft PowerApps,que não só informatiza e estruturao registo e arquivo de informação clínica, demográfica e administrativa, como também facilitaa monitorização dos processos de transplantação em curso. Adicionalmente, inclui funcionali-dades que simplificam a monitorização de pedidos de órgãos (apelos) e a gestão de órgãos pararestituição (dívidas).

Após concluídas as etapas de desenvolvimento do software, a aplicação foi disponibilizada aosmembros do GCCT para recolha de sugestões e comentários através de um formulário criadoespecificamente para o efeito, onde obteve forte aceitação. A informatização da informaçãorecolhida pelo GCCT da ULS de Coimbra abre a porta à integração futura da ferramenta de análise de dados Microsoft PowerBI,o que facilitará a extração de estatísticas, e permitirá, dessaforma, obter uma visão geral das atividades de transplantação do gabinete.

Alternate abstract:

Currently, the Coordination Office for Organ Procurement and Transplantation (COOPT) of the Local Health Unit (LHU) of Coimbra is responsible for coordinating organ donation processes in 12 hospitals in Portugal. Although there is a national platform, Portuguese Registry of Transplantation (PRT), that centralizes and shares organ transplant data from different national COOPTs, it does not include all the data collected by the COOPT of the LHU of Coimbra, and it does not allow data to be downloaded for statistical reporting.

The COOPT of the LHU of Coimbra records data at different stages of donation processes, including, for example, patient contacts and organ transport. Currently, these data is documented through physical forms and a handwritten notebook, which can make access and consultation less efficient. In digital support, there is a shared folder in the Microsoft cloud, accessible only to authorized members of the COOPT of the LHU of Coimbra, that contains some documents related to coordination activities. Additionally, data for statistical reporting is manipulated and organized through spreadsheets in a protected Excel file, included in the above mentioned folder.

The development of applications using enables faster implementation without requiring the technical skills needed for conventional programming languages [1–4]. In this way, the Microsoft Low-Code Development Platform was used to develop a PowerAppsapplication for the COOPT of the LHU of Coimbra. This application not only digitalizes and structures the documentation of organ transplant coordination processes, including demographic, administrative, and clinical data, but also facilitates the monitoring of ongoing donation processes. Additionally, it includes features that simplify tracking organ appeals and restitutions (debts) resulting from organ offers made in response to appeals.

Upon completion of software development, the application was made available to COOPT of the LHU of Coimbra members for feedback and suggestions through forms, receiving strong approval. Furthermore, the digitalization of donation processes documentation at the COOPT of the LHU of Coimbra marks the first step towards the integration of the PowerBIreporting tool, which will facilitate statistical analyses and provide an overview of coordination activities.