WEB-XILOTECA: IMPLEMENTATION OF A DIGITAL REPOSITORY FOR A COLLECTION OF AMAZONIAN WOODS

Abstract

Objective: Describe the digitization process of the xylarium of the Federal University of Amazonas, detailing the steps, methodologies and technologies used in the creation of an accessible and functional digital repository for the collection of Amazonian woods. Theoretical Framework: The study is based on the scientific and educational importance of wood collections as biological collections that contribute to wood identification, ecological research, biodiversity conservation, and the fight against illegal trade. It highlights the need for digitization as a strategy to expand access to and management of these collections. Method: The free software Tainacan, integrated with WordPress, was used to structure the repository. The data from the 1,024 samples in the reference sub-collection were converted from manual records to standardized metadata (41 fields), with the scientific nomenclature updated and new features included, such as QR codes and search filters. Results and Discussion: Digitalization has expanded remote access and enabled advanced searches, physical-digital integration through QR codes, inclusion of geographic coordinates, scientific synonyms and anthropic uses. The platform now offers intuitive navigation, promoting research, teaching and environmental monitoring. The adoption of Tainacan has proven to be effective and replicable. Research Implications: The repository promotes the democratization of knowledge, fosters environmental education, strengthens the management of biological collections and can be replicated by other institutions. It also anticipates the use of artificial intelligence in the organization and cross-referencing of data on biodiversity. Originality/Value: The project is innovative because it adapts an open-source tool to the reality of a collection of Amazonian wood, creating an accessible, scalable and replicable digital system that combines technology with the conservation of scientific and biological heritage.

Alternate abstract:

Objetivo: Descrever o processo de digitalização da xiloteca da Universidade Federal do Amazonas, detalhando as etapas, metodologias e tecnologias utilizadas na criação de um repositório digital acessível e funcional para a coleção de madeiras amazônicas. Referencial Teórico: O estudo se apoia na importância científica e didática das xilotecas como coleções biológicas que contribuem para a identificação de madeiras, pesquisas ecológicas, conservação da biodiversidade e combate ao comércio ilegal. Destaca-se a necessidade de digitalização como estratégia para ampliar o acesso e a gestão desses acervos. Método: Foi utilizado o software livre Tainacan, integrado ao WordPress, para estruturar o repositório. Os dados das 1.024 amostras da subcoleção de referência foram convertidos de registros manuais para metadados padronizados (41 campos), com atualização da nomenclatura científica e inclusão de novas funcionalidades, como QR codes e filtros de busca. Resultados e Discussão: A digitalização ampliou o acesso remoto e permitiu buscas avançadas, integração física-digital por QR codes, inclusão de coordenadas geográficas, sinonímias científicas e usos antrópicos. A plataforma passou a oferecer uma navegação intuitiva, promovendo pesquisas, ensino e fiscalização ambiental. A adoção do Tainacan mostrou-se eficaz e replicável. Implicações da Pesquisa: O repositório promove a democratização do conhecimento, fomenta a educação ambiental, fortalece a gestão de coleções biológicas e pode ser replicado por outras instituições. Também se antecipa ao uso de inteligência artificial na organização e cruzamento de dados sobre biodiversidade. Originalidade/Valor: O projeto é inovador por adaptar uma ferramenta de código aberto à realidade de uma coleção de madeiras amazônicas, criando um sistema digital acessível, escalável e replicável, que alia tecnologia à conservação do patrimônio científico e biológico.

Alternate abstract:

Objetivo: Describir el proceso de digitalización de la xiloteca de la Universidad Federal del Amazonas, detallando los pasos, metodologías y tecnologías utilizadas en la creación de un repositorio digital accesible y funcional para la colección de maderas amazónicas. Marco Teórico: El estudio se basa en la importancia científica y educativa de las xilotecas como colecciones biológicas que contribuyen a la identificación de la madera, la investigación ecológica, la conservación de la biodiversidad y la lucha contra el comercio ilegal. Resalta la necesidad de la digitalización como estrategia para ampliar el acceso y la gestión de estas colecciones. Método: Se utilizó el software libre Tainacan, integrado con WordPress, para estructurar el repositorio. Los datos de las 1024 muestras de la subcolección de referencia se convirtieron de registros manuales a metadatos estandarizados (41 campos), con la nomenclatura científica actualizada y nuevas funciones, como códigos QR y filtros de búsqueda. Resultados y Discusión: La digitalización ha ampliado el acceso remoto y ha permitido búsquedas avanzadas, la integración físico-digital mediante códigos QR, la inclusión de coordenadas geográficas, sinónimos científicos y usos antrópicos. La plataforma ahora ofrece una navegación intuitiva, lo que promueve la investigación, la docencia y el monitoreo ambiental. La adopción de Tainacan ha demostrado ser eficaz y replicable. Implicaciones de la investigación: El repositorio promueve la democratización del conocimiento, fomenta la educación ambiental, fortalece la gestión de colecciones biológicas y puede ser replicado por otras instituciones. Además, prevé el uso de inteligencia artificial en la organización y el cruce de datos sobre biodiversidad. Originalidad/Valor: El proyecto es innovador porque adapta una herramienta de código abierto a la realidad de una colección de madera amazónica, creando un sistema digital accesible, escalable y replicable que combina la tecnología con la conservación del patrimonio científico y biológico.