UTJECAJ INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE NA POSLOVNU KOMUNIKACIJU

Abstract

Business communication is a very important part of any business, organization and management system, while information technology merges microelectronics, computers, telecommunications and software, thus facilitating the input, processing and distribution of information. Information technology is one of the key generic technologies because it has entered all spheres of economic, scientific, social and private life and has brought with it radical changes. Different information technologies and communication are closely linked. The new business communication using Web 2.0 technology defines active factors in a completely new business communication environment. For the new approach to business communication to be effective, a good knowledge of various communication technologies is required. The aim of this paper is to present contemporary business communication and demonstrate how much information technology affects business communication using a practical example (private business). [PUBLICATION ABSTRACT]

Headnote

Sazetak

Poslovna komunikacija vrlo je vazan dio poslovanja, organizacije i upravljackoga sustava dok informacijska tehnologija predstavlja spregu mikroelektronike, racunala, telekomunikacija i softvera, koja omogucuje unos, obradu i distribuciju informacija. Dakle, informacijska je tehnologija jedna od kljuínih generickih tehnologija jer prodire u sva podrucja gospodarstva, znanosti, drustvenoga i privatnoga zivota i u njih unosi radikalne promjene. Razlidte informacijske tehnologije i komunikacija usko su povezani. Naime, nova, suvremena ili 2.0 poslovna komunikacija definirá aktivne dmbenike u potpuno novoj okolini procesa poslovnoga komuniciranja. Za djelotvornu uporabu novoga pristupa poslovnoj komunikaciji, potrebno je dobro poznavanje razlidte komunikacijske tehnologije. Cilj rada odnosi se na prikaz sinteze informacija o suvremenoj poslovnoj komunikaciji istrazivackoga osvrta koji daje pregled koliko informacijska tehnologija utjece na poslovnu komunikaciju u praksi na primjeru privatnoga gospodarskoga subjekta.

Kljucne rijeci: poslovna komunikacija, informacijska tehnologija, komunikacijski alati, promjene, e-mediji, interaktivno okruzenje

i. Uvodno o suvremenom prist up u poslovnoj komunikaciji

U organizaciji su pojmovi informacija i komunikacija postali znacajni pocetkom pedesetih godina prosloga stoljeca. Komuniciranje je vazna preokupacija menadzera pa se komuniciranju u organizaciji poklanja dañas znacajna paznja. U suvremenoj organizaciji postoji potreba za sto brzim tijekom informacija. Tako na primjer i kratko zaustavljanje proizvodne linije moze imati za rezultat veliki proizvodni i financijski gubitak za organizaciju.1

0 konvencionalnoj poslovnoj komunikaciji moze se razmisljati kao o posjedovanju "nakladnickoga" mentalnoga sklopa u kojemu kompanija proizvodi pazljivo napisane poruke te ih distribuirá publici koja ima male mogucnosti za slanje odgovora kompaniji ili za medusobnu interakciju. Nasuprot tome, poslovna komunikacija 2.0 koristi drustvene medijske alate Weba 2.0 kako bi stvorila interaktivno 1 participativno okruzje u kojemu sve strane imaju priliku prikljudti se razgovoru. Mnoga stara pravila i ocekivanja, ukljuíujuci i cvrstu kontrolu nad sadrzajem i distribucijom poruke, vise nisu primjenjiva u novom okruzju.2

Izvor: izradili autori prema Bovée, L. C. i Thill, V J. (2011.) Suvremena poslovna komunikacija. 10. izd. Zagreb: Mate.

Kao sto Web 2.0 predstavlja drugu generaciju World Wide Web tehnologije, poslovna komunikacija 2.0 naziv je za novi poslovni pristup poslovnoj komunikaciji. Na prvi pogled moze se ¿initi kao da je ovaj pristup samo dodao nekoliko novih medijskih alata poput bloga, podcasta i wikija. Medutim, promjene su puno dublje i temeljitije. Kod tipicnog "1.0" pristupa poruke pisu za to odredeni komunikacijski strucnjaci, odobravaju ih ovlastene osobe, da bi zatim bile distribuirane odredenim kanalima i u neizmijenjenom obliku dostavljene pasivnoj publici koja nije pozvana da odgovara niti se to od nje ocekuje. Kod pristupa 2.0 pravila se drasticno mijenjaju.3

Poslovna komunikacija 2.0 razlikuje se od konvencionalnih komunikacijskih strategija i praksi na mnogo nacina. Aktivnim koristenjem Web 2.0 tehnologija, jednostavno se moze uklopiti u novo komunikacijsko okruzje.4Unatoc svim navedenim prednostima 2.0 poslovne komunikacije, za primjer se moze navesti poduzece éiji zaposlenici u poslovnom komuniciranju pruzaju otpor promjenama. Tako primjerice u H2 Cargu zaposlenici komuniciraju, osim razgovorom, i na sljedece nacine: telefonski, e-postom, telefaksom te u obliku pisanih izvjestaja. Takoder, u H.2 Cargu najpozeljniji oblik komunikacije je pisani oblik te zaposlenici najvise vole éitati interni glasnik.5 Razlog ove cinjenica ogleda se u podatku da je najveci dio zaposlenih upravo starije dobi sto ukazuje na odbijanje i neprihvacanje promjena koje su u skladu s novim zahtjevima suvremenoga drustva, a koji pocivaju na novim tehnologijama. Kada je rijeé o suvremenim poslovnim komunikacijama, dañas je vrlo vazna ekomunikacija. Razvojem ICT-a raste i mogucnost brzoga i jednostavnoga svladavanja vremena i prostora.6 Kako bi komunikacija bila uopce moguca u organizaciji, sama organizacija mora imati razvijeni informacijski sustav koji je podrzan informacijskom tehnologijom.7 Elektronicka komunikacija moze se nazvati i posebnom kategorijom pismenih komunikacija koja se zbiva preko elektronickog medija.8 Prednosti i nedostatci ove skupine komunikacije prikazani su u tablici 1.

Elektroniíkom komunikacijom pisana komunikacija ostvaruje preobrazbu iz svojih klasicnih oblika u elektronicku postu, chat ili web.

z Uporaba tehnologije u unaprjedivanju poslovne komunikacije

Racunala se dañas sve vise koriste u poslovnoj komunikaciji, posebno koristeci mogucnosti interneta i World Wide Weba. U suvremenim je poslovnim organizacijama komunikacija zamijenila znatan dio razmjene informacija obicnom postom, telefonom, telefaksom, pa cak i dio sastanaka licem u lice. Za djelotvorno koristenje racunala u komunikaciji potrebno je dobro poznavati razlicite komunikacijske tehnologije.

Stoga se u poslovnoj komunikaciji koriste tehnoloski mediji. Tehnoloski mediji omogucuju posredovanu komunikaciju i vrlo su brojni: poslovna pisma ili dopisi na papiru, tiskani materijali, telefaks, telefon, Videotelefon, videokonferencije, elektronicka posta, elektronicke oglasne ploce i forumi na internetu, sustavi za potporu skupnom odlucivanju itd.9 Dakle, u suvremenoj poslovnoj komunikaciji dominiraju elektronicki mediji zbog mogucnosti brzog i lakog uspostavljanja veze s fizicki udaljenom osobom. Oni mogu biti interpersonalni i masovni. Interpersonalni mediji sluze za razmjenu informacija izmedu dvije osobe ili manjeg broja osoba, dok su masovni mediji tisak, radio i televizija jer je kod njih malen broj posiljatelja poruke, a velik broj potencijalnih primatelja poruke. Kada je rijeí o koristenju tehnologije u unapredivanju poslovne komunikacije, postoje èetiri strategije uspjesnoga koristenja komunikacijske tehnologije prikazane slikom 2.

Tehnologija je alat, odnosno sredstvo kojim se mogu obaviti odredeni zadaci. Ona sluzi kao dodatak interpersonalnoj komunikaciji - nije njezina zamjena. Tehnologija ne moze razmisljati za osobu niti komunicirati umjesto osobe, sto znaci da tehnologija ne moze ispuniti nedostatak ukoliko osoba ne posjeduje odredene vjestine. Bez obzira koliko je egzoticna i suvremena, tehnologija ima vrijednost samo ako pomaze u dostavljanju pravih informacija pravim ljudima u pravo vrijeme. Dakle, na tehnologiju se ne treba oslanjati previse i ne dopustiti joj da dominira komunikacijskim procesom. Prekomjerna ili kriva upotreba komunikacijske tehnologije moze voditi informacijskom preopterecenju u kojemu ljudi dobivaju vise informacija no sto ih mogu ucinkovito obraditi. Preopterecenost informacijama otezava razlikovanje korisnih od beskorisnih informacija, smanjuje produktivnost i uvecava stres zaposlenika i na poslu i kod kuce - ponekad i u tolikoj mjeri da uzrokuje zdravstvene problème u vezi.10 Osim jednostavnoga preopterecenja informacijama, neki radnici pokazuju znakove ovisnosti o informacijskoj tehnologiji - u tolikoj mjeri da zude za internetskom vezom gotovo 24 sata dnevno, cak i dok su na odmoru. Iako se zaposlenici koji odbijaju prekinuti vezu sa svojim poslom doimaju kao san svakog menadzera, konstantna povezanost cini vise stete negó koristi. Previse posla kao i previse informacija, kako je vec prethodno navedeno, moze uvecati stres i iscrpljenost, ali i narusiti privatne odnose. "Poslodavci svojim zaposlenicima opravdano osiguravaju programe kojima pomazu u borbi protiv ovisnosti o lijekovima i drogama.

Ovisnost o tehnologiji moze biti jednako pogubna za mentalno zdravlje radnika". E-posta, dopisivanje u realnom vremenu (engl. IM), World Wide Web i druge tehnologije kljucan su dio fenomena koji je postao poznat kao "paradoks informacijske tehnologije" u kojemu informacijski alati mogu trositi isto onoliko vremena koliko i ustede. U stvari, mnogi poslodavci su toliko zabrinuti zbog pada produktivnosti uzrokovanoga osobnom uporabom interneta i e-poste na poslu da postavljaju ogranicenja na njihovo koristenje, poput instaliranja softvera koji tijekom radnih sati ogranicava pristup internetu samo na stranice koje imaju veze s poslovanjem.nStoga, menadzeri trebaju pokazati svojim zaposlenicima nacine produktivnog koristenja informacijskih alata jer su brzina i jednostavnost ovih alata ujedno i njihove najvece mane: prejednostavno je poslati previse poruka i prijaviti se na puno blogova, prikljuéiti se Twitter grupi i drugim informacijskim izvorima. Poplava poruka s rastuceg broja elektronickih izvora moze znacajno utjecati na sposobnost zaposlenika da se usredotoci na svoj posao. U jednoj studiji uoceno je da radnici koji su bili izlozeni konstantnom bombardiranju e-postom, dopisivanju u realnom vremenu i telefonskim pozivima ostvaruju desetpostotni pad u kvocijentu poslovne inteligencije.12 Malobrojna poduzeca poduzimaju ekstremne mjere poput zabrane bilo kakve osobne upotrebe informacijskih tehnologija na poslu ili ogranicavanja osobnih blogova zaposlenika. Svako se poduzece mora se uhvatiti u kostac s navedenom problematikom i njome se baviti svaki put kada se pojavi nova tehnologija.

2.1 Alati za djelotvornu poslovnu komunikaciju

Tehnologija ljudima olaksava povezivanje sa suradnicima, kao i dobivanje potrebnih informacija. Neki to ostvaruju bez stalnoga ureda, stolnoga racunala, pa cak i bez velikoga ormara za arhiviranje. Tako redefiniranje ureda moze se ostvariti kroz pet alata. Dakle, alati za djelotvornu komunikaciju dijele se na: alate za redefiniranje ureda, alate za suradnju, alate za dijeljenje najnovijih informacija i alate za interakciju s klijentima. Nadalje, rad u timu kljucan je u gotovo svakom poslu. Medutim, timski rad moze postati kompliciran kada élanovi tima rade u razliéitim dijelovima poduzeca, razliéitim vremenskim zonama, pa éak i za razliíita poduzeca. Tehnologija dakle pomaze da se prebrodi udaljenost omogucavanjem brainstorminga, sudjelovanjem u virtualnim sastancima i dijeljenjem dokumenata s vrlo udaljenih lokacija. Komunikacijska tehnologija takoder kompanijama pomaze da ustede novae na skupim poslovnim putovanjima bez gubitka prednosti koje donosi komunikacija licem u lice. Zatim, poduzeca koriste mnostvo komunikacijskih tehnologija kako bi stvorile proizvode i usluge i dostavile ih klijentima. Mogucnost jednostavnog pristupa i dijeljenja informacija poboljsava tijek i pravovremenost zaliha, smanjuje operativne troskove i popravlja financijske izvedbe. Jednostavan pristup informacijama takoder pomaze poduzeeima da brzo reagiraju na potrebe klijenata pruzanjem pravovremenih i tocnih informacija i usluga te dostavljanjem pravih proizvoda u pravo vrijeme. Zakljucno, odrzavanje otvorenoga dijaloga s klijentima izvrstan je nacin razumijevanja njihovih ukusa. Danasnje komunikacijske tehnologije klijentima olaksavaju interakciju s kompanijom kad god, gdje god i na koji god nacin oni to zele. Dobro koordiniran pristup telefonu, internetu i komunikaciji u trgovini pomaze poduzecu da izgradi cvrsce veze sa svojim postojecim klijentima, sto uvecava izglede za povecanje poslovanja sa svakim od njih,13 a prikazano je slikom 3.

Kod prve skupine alata za djelotvornu poslovnu komunikaciju pod utjecajem informacijske tehnologije moze se reci da kada su u pitanju bezicne mreze, bezicni pristup omogucava zaposlenicima s prijenosnim racunalom i drugim uredajima internetski pristup gotovo odasvud - u krugu organizacije, iz kafica, zracnih luka, hotela i s drugih udaljenih lokacija. Nadalje, elektronicki "whiteboard" moze uhvatiti, pohraniti i poslati elektronickom postom rezultate oluje ideja (brainstorming) sastanaka.

Najnovije verzije takoder koriste elektronicke prezentacije te dopustaju korisnicima pisanje i crtanje izravno po projiciranim prikazima. Kada je rijeé o sjedinjenim komunikacijama, mnogi radnici sada mogu pristupiti ukupnoj glasovnoj i komunikaciji elektronickom postom kroz jedan portal. Followme-phone automatski prosljeduje dolazne pozive udaljenim lokacijama, kucnim uredima ili mobilnim telefonima. Integrirani sustavi mogu preuzeti glasovne poruke racunalima ili éitanjem elektronicke poruke telefonski. Mnostvo poduzeca eksperimentalno koriste virtualni prostori za sastanke u virtualnom svijetu. Prednosti ovakvoga oblika poslovne komunikacije putem ovoga alata ukljucuju moguenosti istrazivanja trodimenzionalnih modela proizvoda i zaslona za vizualizaciju podataka.

Elektronicke prezentacije omogucuju ljudima odrzavanje poslovnih prezentacija koje su obogacene zvukom, animacijama i poveznicama na web stranice. U drugoj skupini alatne tehnologije kao potpore poslovnoj komunikaciji, vazno je znati sto su wikiji. Wikiji promoviraju suradnju pojednostavljenjem procesa stvaranja i uredivanja internetskoga sadrzaja. Svatko s pristupom moze dodavati i mijenjati stranice u skladu s pristizanjem novih informacija. Vazno je reci da je éesto zapravo upitna relevantnost objavljenih podataka i informacija, ovisno o tome jesu li oni privatni ili javni. Zajednicki radni prostor kao alat omogucuje udaljenim élanovima tima pristup zajednickim informacijama bilo gdje i bilo kada. Dostupni putem internetskoga preglednika, radni prostor sadrzi skup mapa te ima ugradenu sposobnost kontroliranja clanova tima koji mogu éitati, uredivati i pohranjivati odredene dokumente. Nadalje, kada je rijec o glasovnim tehnologijama, moze se reci da se ljudski glas postupno zamjenjuje raznim tehnologijama. Sinteza glasa podrazumijeva reprodukciju ljudskoga glasa iz racunalnih datoteka. Glasovno prepoznavanje pretvara ljudski glas u racunalno éitljive podatke. Nadalje, komuniciranje putem videokonferencija mnogima pruza iste prednosti kao i sastanci uzivo, uz znatno nize troskove. Napredni sustavi dañas omogucuju teleprisutnost, pri éemu je video prikaz stvarne veliéine i iznimno realistican. Odrzavanje sastanaka na internetu clanovima tima diljem svijeta omogucuje suradnju. U trecoj skupini tehnologije, kao potpore poslovnoj komunikaciji, u literaturi se spominje pet alata. Agregatori, poznati kao i éitaci novosti (newsreaders) automatski skupljaju informacije o novim élancima na blogu i podcastovima putem Really Simple Syndication (RSS) dostavljanja novosti (newsfeed). Oni publici daju vise kontrole u odabiru sadrzaja koji primaju od tvrtki. Tvrtke sada, umjesto e-postom, dio poruka unutarnjoj i vanjskoj publici salju putem RSS newsfeedova. Zatim, ekstraneti su privatne i sigurne web stranice koje informacije dijele s dobavljacima, poslovnim partnerima i klijentima. Unaprijeden tijek informacija povecava toénost informacija i pomaze svakoj kompaniji u lancu nabave upravljanje kolicinama zaliha. Tehnologije za lociranje i pracenje mogu zamijeniti manualno izvjestavanje. Identificiranje radijskim frekvencijama (RFID) pomocu kljucnih rijeéi omogucava automatizirano pracenje dobara i kontejnera. Geografski podatci s Global Positioning Systema (GPS) omogucuju nove oblike komunikacije oglasavanjem utemeljenom na lokacijama (primjerice, dobivanje reklame na mobilni telefon iz trgovine ispred koje se osoba nalazi). Posljednji alat u ovoj skupini odnosi se na drustvene alate za pretragu prema kljucnim rijecima. Dakle, publika postaje dijelom komunikacijskoga kanala kada pronade i preporuéi internetske sadrzaje na servisima za oznacavanje po kljucnim rijecima (tagging) i oznacavanje web stranica (bookmarking). Kada je rijeé o skupini alata koja podrzavaju interakciju s klijentima, tada postoje kao sto je i prethodno navedeno, pet skupina alata. Inter- netskim kupcima kojima je potrebna trenutna pomoc mnoge maloprodajne web stranice olaksavaju povezivanje s predstavnikom prodaje ili telefonski ili dopisivanjem u realnom vremenu (instant messaging). Takoder, softverski alati poznati kao virtualni agenti ili botovi mogu obavljati mnostvo komunikacijskih zadataka poput odgovaranja na jednostavna pitanja kao i na zahtjeve za elektronickom komunikacijom. Neki ljudi vise vole osobni kontakt od telefonskog. Stovise, neka poduzeca stalnim kupcima dodjeljuju posebne identifikacijske brojeve koji im omogucuju da pomoc dobiju bez éekanja. Mnoga poduzeca takoder nude i visejezicnu potporu (isto vrijedi i za alate koji se odnose na internetske kioske). Nadalje, mogucnost prijenosa i prakticnost audio i videozapisa preuzetih s interneta ucinili su podcastove vrlo popularnim sredstvom dostavljanja raznovrsnoga sadrzaja, od fakultetskih predavanja do marketinskih poruka. Podcastovi se takoder koriste za unutarnju komunikaciju i tako zamjenjuju konferencijske pozive, periodicke publikacije (newsletters) i druge medije. Blogovi omogucuju poduzecima povezivanje s klijentima i drugom publikom na brz i neformalan nacin. Mogucnost komentiranja publici takoder omogucuje sudjelovanje u konverzaciji.14

3. IT u ulozi moderatora poslovne komunikacije

"Informatiéke tehnologije ili informacijske tehnologije (Information technology - IT) ili informacijske i komunikacijske tehnologije (Information and communications technology - ICT) su tehnologije potrebne za elektronicku obradu podataka."15 Informacijska i komunikacijska, te osobito internetska tehnologija, imaju snazan utjecaj na promjenu ekonomske strukture kako nacionalnih gospodarstava, tako i cjelokupnoga svjetskoga gospodarstva. Razliiite informacijske tehnologije i komunikacija usko su povezani. Tako je, primjerice, programom NeetMeeting tvrtke Microsoft moguce odrzavati virtualne sastanke te sudjelovati u raspravi zvuéno, slikom ili brbljanjem. Informacijska tehnologija predstavlja spregu mikroelektronike, racunala, telekomunikacija i softvera, koja omogucuje unos, obradu i distribuciju informacija.16 Informacijska tehnologija jedan je od kljucnih generickih tehnologija jer prodire u sva podrucja gospodarstva, znanosti, drustvenog i privatnog zivota i u njih unosi radikalne promjene. Ovaj termin najvise se koristi u Sjedinjenim Americkim Drzavama, a jednako znacenje ima i termin informacijska i komunikacijska tehnologija, uobiéajen u Europi. Informacijska tehnologija je svojim burnim razvojem posljednjih nekoliko desetljeca dala pecat postindustrijskom drustvu i ostvarila bitan utjecaj na sva podrucja rada i zivota razvijenih drustava. Velika izdvajanja za istrazivanje i razvoj rezultiraju brojnim inovativnim postupcima, metodama, uredajima i primjenama. Stoga, poznato je da informacijska tehnologija snazno utjece na poslovanje i nacin rada i zivota ljudi. Uporaba informacijske tehnologije u poslovanju dovela je do razvoja niza alata i usluga koji su preobrazili poslovanje.17

Uvjeti poslovanja i poslovna komunikacija nikada se u povijesti nisu tako mijenjali kao dañas. Informacijska tehnologija dañas se moze promatrati i kao pogonski kotac suvremenoga poslovanja.18 Utjecaj informacija i pratece tehnologije na strukturu i funkcioniranje poslovnih sustava, nacionalnih gospodarstava pa i éitave svjetske ekonomije, ogleda se u stvaranju, brzom razvoju i sve vecem znacaju novih gospodarskih grana, sto usmjerava ekonomske aktivnosti covjecanstva i koncentrira ih oko djelatnosti koje su na razliéite nacine vezane za informacijsku tehnologiju. Na mikro planu, u okviru poduzeca, intenzivnom primjenom informatickih tehnologija dolazi do strukturnih promjena koje se najvise odrazavaju na poslovne procese i aktivnosti poduzeca.19 Komunikacija "licem u lice", telefonski razgovori, rasprave, pa cak i telekonferencije opcije su koje clanovi neke organizacije mogu koristiti za uskladenu razmjenu informacija, tj. za razmjenu informacija u realnom vremenu. Ovakvi tipovi komunikacije su nuzni i u tradicionalnoj i u virtualnoj organizaciji, ali se u virtualnoj organizaciji javlja potreba za uskladenom komunikacijom.20 Puno je razloga zbog kojih ljudi trebaju ponekad komunicirati i neuskladeno. Najvazniji medu njima su mobilnost élanova, fleksibilnosti i vremenske zone kao osnovne dimenzije na kojima se temelji elektronicko poslovanje. Ljudi se u danasnje vrijeme puno krecu i putuju, tako da ne mogu uvijek biti u mogucnosti da uskladeno komuniciraju. Najvazniji modaliteti neuskladenog komuniciranja mogu se uz primjenu suvremene internetske, intranetske i ekstranetske tehnologije izvrsavati daleko ucinkovitije, nego li konvencionalnim komunikacijskim sustavima, pa mogu znacajno unaprijediti funkcioniranje organi- zacije kao cjeline.21 U organizacijama sa stajalista poslovne komunikacije, pri obavljanju zajednickih poslova nije vazno gdje su osobe koje trebaju razmjenjivati informacije i suradivati na izvrsavanju istih zadataka, stvarno fizicki smjestene. Suvremena im tehnologija omogucuje da razmjenjuju informacije na nacin koji diktiraju obiljezja i dinamika, odnosno tijek posla na kojemu suraduju.

4. Analiza utjecaja IT-a na poslovnu komunikaciju na primjeru privatnoga gospodarskoga subjekta

Kako bi se ispitao utjecaj informacijske tehnologije na poslovnu komunikaciju, provedeno je primarno istrazivanje kako bi se doslo do saznanja u kojoj mjeri je zastupljen utjecaj informacijske tehnologije na poslovnu komunikaciju utemeljen na primjeru jednoga privatnog gospodarskog subjekta. Gospodarski subjekt prema nacionalnoj klasifikaciji djelatnosti registriran je kao trgovina na malo, broji oko 1000 zaposlenika te je prema obliku drustvo s ogranicenom odgovornoscu. Promatrana poslovna jedinica broji 22 zaposlenika. Za potrebe istrazivanja proveden je upitnik medu zaposlenicima. Dvadeset i dva upitnika dostavljeno je s ciljem dobivanja minimalnog uzorka od 11 jedinica, sto je rezultiralo stopom povrata od 95,46%. Upitnik se sastojao od 22 pitanja. Cetiri pitanja u upitniku mjerena su "zatvorenim" odgovorima s ponudenim modalitetima obiljezja, dok su tri pitanja bila otvorenog tipa. Pitanja su sastavljena na temelju teorijske podloge koristene literature éiji se popis nalazi na kraju rada. Sukladno temi rada izdvojeni su rezultati koji su korisni za prezentaciju ovog rada.

Tablicom 2. prikazane su demografske karakteristike ispitanika. U nastavku rada, prikazano je u kojoj mjeri poslovanje promatrane poslovne jedinice ovisi o ICT-u.

Prema grafikonu 1. moze se zakljuéiti da poslovanje poduzeca u znacajnoj mjeri ovisi o nekoj vrsti informacijsko-komunikacijske tehnologije. Informacijska tehnologija nije ostavila traga na standardne radne zadatke koje obavljaju npr. nize rangirani zaposlenici. Tako primjerice djelatnici zanimanja mesar i pekar nemaju doticaj s informacijskom tehnologijom za potrebe poslovanja dok pak posao voditelja poslovnice u potpunosti ovisi o informacijskoj tehnologiji. Grafikonom 2. prikazana je prisutnost elemenata 2.0 poslovne komunikacije u poslovnoj jedinici.

Prema grafikonu 2. vecina ispitanika potvrdila je prisutnost postojanja karakteristika 2.0 poslovne komunikacije. Nadalje, grafikonom 3. prikazana je samo uporaba i vrsta informacijske tehnologije koja je prisutna u poslovanja i poslovnom komuniciranju na promatranom uzorku.

Ispitanici su pokazali visoku razinu nepoznavanja mogucnosti naprednih tehnoloskih alata za poslovno komuniciranje sto ukazuje na postojanost samo osnovne informacijske tehnologije za poslovno komuniciranje u promatranoj poslovnoj jedinici.

Medutim, na pitanje koje se odnosilo na razinu koliko je informacijska tehnologija utjecala na poslovno komuniciranje u poduzecu, promatrano kroz razdoblje od posljednjih pet godina, najcesci odgovor odnosio se na trend komuniciranja putem e-poste.

Nadalje, zaposlenici uocavaju da jos uvijek postoji nedostatak zajednickoga iskustava izmedu posiljatelja i primatelja te cesto ovaj nacin poslovnoga komuniciranja rezultira kako komunikacijskim, tako i poslovnim promasajima. Nadalje, u promatranoj poslovnoj jedinici postoji vrlo niska razina upotrebe naprednih alata za poslovno komuniciranje. Od svih mogucih navedenih u teorijskom dijelu rada, zaposlenici jedino sudjeluju na telekonferencijama, dok su virtualni sastanci, blogovi te zajednicki radni prostor jos uvijek nepoznanica u promatranom poduzecu.

5. Zakljucak

Cjelokupni koncept poslovanja, kako na domacem, tako i na svjetskom trzistu, koncentrira se oko jednog éimbenika: poslovne komunikacije. Krajem 20. stoljeca, zaokretom i pocetkom poslovanja u novoj, informacijskoj ekonomiji za poslovne aktivnosti informacija je póstala temeljnim poslovnim potencijalom koji je iznjedrila elektronicka poslovna komunikacija. U proteklim desetljecima, svjetska komunikacija razvijala se u brzo rastuci odjel s velik brojem sudionika.22 U posljednjem desetljecu 20. stoljeca na meduljudsku ("licem u lice") kao i na intrapersonalnu komunikaciju (komunikaciju u skupini) snazno je utjecala uporaba novih i mocnih komunikacijskih sredstava i medija, mijenjajuci nacin razmjene informacija medu pojedincima, unutar skupine i radne sredine. Intenzivna uporaba osobnih racunala i lokalnih i/ili rasprostranjenih racunalnih mreza dovela je do razvitka koncepta rada na daljinu u okvirima kojega se izbjegava velik broj izravnih, pojedinacnih i osobnih kontakata medu ljudima. Suvremene poslovne organizacije u vecini slucajeva iz prakse zamjenjuju tradicionalnu komunikaciju elektronskom komunikacijom temeljenom na suvremenoj informacijskoj tehnologiji.

Napredovanjem informacijske tehnologije mijenja se i poslovna komunikacija. Medutim, drasticne promjene i najsuvremeniji uvjeti poslovanja nisu vidljivi na svakom primjeru iz prakse. Tako na primjeru analizirane poslovne jedinice gospodarskoga subjekta, ne postoji zastupljenost suvremenih tehnoloskih alata kao potpore poslovnom komuniciranju. Stoga, znatan udio poslovnih subjekata u Republici Hrvatskoj u odnosu na ona poduzeca iz razvijenih zemalja, zaostaju u razvoju i pracenju novog tehnoloskog okruzja koji ima za cilj poboljsanje ucinkovitosti poslovnog komuniciranja. Poslovna komunikacija 2.0 znatno mijenja procese i utjeée na novu dinamiku komuniciranja u poslovanju sto je rezultat razvoja. Najvece promjene kojima je informacijska tehnologija utjecala na poslovno komuniciranje odnose se na intenzivnu uporabu elektronicke poste. Zasigurno, buducnost poslovne komunikacije nazire se u nepredvidivom internetskom komunikacijskom kanalu preko kojega se moze odvijati verbalna i neverbalna komunikacije te preko kojega se premoscuju gotovo sve prepreke. Znanje u koristenju alata moze bitno utjecati na produktivnost. U vecini slucajeva osoba ne mora biti strucnjak, ali mora biti upoznata s osnovnim karakteristikama i funkcijama alata koje koristi na poslu. Stoga je zaposlenicima potrebno pruziti odgovarajucu edukaciju kako bi mogli produktivno koristiti potrebne alate i upoznati ih s brojnim mogucnostima i prednostima koje oni nude.

Sidebar

Preliminary communication

IMPACT OF INFORMATION TECHNOLOGY ON BUSINESS COMMUNICATION

ABSTRACT

Business communication is a very important part of any business, organization and management system, while information technology merges microelectronics, computers, telecommunications and software, thus facilitating the input, processing and distribution of information. Information technology is one of the key generic technologies because it has entered all spheres of economic, scientific, social and private life and has brought with it radical changes. Different information technologies and communication are closely linked. The new business communication using Web 2.0 technology defines active factors in a completely new business communication environment. For the new approach to business communication to be effective, a good knowledge of various communication technologies is required. The aim of this paper is to present contemporary business communication and demonstrate how much information technology affects business communication using a practical example (private business).

Keywords: business communication, information technology, communication tools, change, e-media, interactive environment

Footnote

Biljeske

1 Lamza-Maronid, M. i Glavaä, J. (2008.) Poslovno komuniciranje.Osijek: Ekonomski fekultet u Osijeku.

2 Bovée, L. C. i Thill, V. J. (2011.) Suvremena poslovna komunikacija. 10. izd. Zagreb: Mate.

3 Bovée, L. C. i Thill, V. J. (2011.) Suvremena poslovna komunikacija. 10. izd. Zagreb: Mate.

4 Bovée, L. C. i Thill, V. J. (2011.) Suvremena poslovna komunikacija. 10. izd. Zagreb: Mate.

5 Poslovni dnevnik (2013.) Poslovna komunikacija u H2 Cargu [online]. Dostupno na: http://www.poslovni.hr/Content/PrintArticle. aspx?ld=79872 [28.02.2013.]

6 Lamza-Maronid, M. i GlavaS, J. (2008.) Poslovno komuniciranje. Osijek: Ekonomski fekultet u Osijeku.

7 Lamza-Maronid, M. i GlavaS, J. (2008.) Poslovno komuniciranje. Osijek: Ekonomski fekultet u Osijeku.

8 Buble, M. (2010) Menadierske vjeStine. Zagreb: Sinergija.

9 Peslak, R. A. (2012.) An analysis of critical information technology issues feeing organizations [online], 112 (5). Dostupno u: Emerald. [1. Oiujka 2013.]

10 Bovée, L. C. i Thill, V. J. (20ii)Suvremena poslovna komunikacija. 10. izd. Zagreb: Mate.

11 Sharma, S. K. iGupta J. N. D. (2003.) Improving Workers' Productivity and Reducing Internet Abuse.Journal of Computer Information Systems[online], 44 (2). Dostupno u: EBSCOhost [18.02.2013.]

12 Trout J. (2009). Beware of Infomanija , Forbes, 11 August [online]. Dostupno na: www.f0rbes.c0mf20.02.2013.]

13 Bovée, L. C. i Thill, V. J. (2011) Suvremena poslovna komunikacija. 10. izd. Zagreb: Mate.

14 Bovée, L. C. i Thill, V. J. (2011) Suvremena poslovna komunikacija. 10. izd. Zagreb: Mate.

15 Garada, 2. (2008.) Poslovni informaeijski sustavi.Split: Ekonomski fekultet u Splitu.

16 Bhatt, D. G. i Emdad, F. A. (2010.) An empirical examination of the relationship between information technology (IT) infrastructure, customer focus, and business advantages.Journal of Systems and Information Technology, 12 (1)., pp. 4-16.

17 Allen, J. T. (1984.). Managing the Flow ofTechnology: Technology Transfer and the Dissemination ofTechnological Information Within the R&D Organization [online]. Cambridge: The MIT Press. Dostupno na:http://ideas.repec.org/b/mtp/titles/o2625i0278.html [01.03.2013.]

18 Garada, 2. (2008) Poslovni informaeijski sustavi. Split: Ekonomski fekultet u Splitu.

19 Garada, 2. (2008.) Poslovni informaeijski sustavi. Split: Ekonomski fekultet u Splitu.

20 Gajendran, T. i Brewer, G. (2012.).Cultural consciousness and the effective implementation of information and communication technology[online], vol.12. Dostupno u: Emerald [03.03.2013.]

21 Rouse, M. (2005.). ICT (information and communications technology - or technologies) [online]. Dostupno na:http://searchcio-midmarket.techtarget.com/definition/ICT (27.02.2013.)

22 Grbavac, V. i Grbavac, J. (2008.) Komunikacijski sustavi. Zagreb: DOIK.

References

Literatura

1. Allen, J. T. (1984). Managing the Flow of Technology: Technology Transfer and the Dissemination of Technological Information Within the R&D Organization [online]. Cambridge: The MIT Press. Dostupno na:http://ideas.repec.org/b/mtp/titles/0262510278.html [01.03.2013.]

2. Bhatt, D. G. i Emdad, F. A. (2010). An empirical examination of the relationship between information technology (IT) infrastructure, customer focus, and business advantages. Journal of Systems and Information Technology, 12 (1)., pp. 4-16.

3. Bovée, L. C. i Thill, V. J. (2011) Suvremena poslovna komunikacija. 10. izd. Zagreb: Mate.

4. Buble, M. (2010) Menadzerske vjestine. Zagreb: Sinergija.

5. Gajendran, T. i Brewer, G. (2012). Cultural consciousness and the effective implementation of information and communication technology [online], vol.12. Dostupno u: Emerald [03.03.2013.]

6. Garaca, 2. (2008) Poslovni informacijski sustavi. Split: Ekonomski fakultet u Splitu.

7. Grbavac, V. i Grbavac, J. (2008) Komunikacijski sustavi. Zagreb: DOIK.

8. Kunac, J. (2011) New models of communication with bank customers, Informatologia, 44 (4)., str. 341346.

9. Lamza-Maronic, M. i Glavas, J. (2008) Poslovno komuniciranje. Osijek: Ekonomski fakultet u Osijeku.

10. Peslak, R. A. (2012). An analysis of critical information technology issues facing organizations [online], 112 (5). Dostupno u: Emerald. [1. Ozujka 2013.]

11. Poslovni dnevnik (2013) Poslovna komunikacija u H2 Cargu [online]. Dostupno na: http://www.posIovni. hr/Content/PrintArticle.aspx?Id=79872 [28.02.2013.]

12. Rouse, M. (2005). ICT (information and communications technology - or technologies) [online]. Dostupno na: http://searchcio-midmarket.techtarget.com/definition/ICT (27.02.2013.)

13. Sharma, S. K. i Gupta J. N. D. (2003). Improving Workers' Productivity and Reducing Internet Abuse. Journal of Computer Information Systems [online], 44 (2). Dostupno u: EBSCOhost [18.02.2013.]

14. Sikavica, P., Bahtijarevic-Siber, F. i Vokic Poloski, N. (2008) Temelji menadzmenta. Zagreb: Skolska knjiga.

15. Trout J. (2009). Beware of Infomanija, Forbes, 11 August [online]. Dostupno na: www.forbes.com [20.02.2013.]